Identificación de las empresas con ASOLIF: problemas y soluciones

Los números que publicamos el pasado año, decían que la empresa media de ASOLIF dispone de 11 empleados. La empresa tipo está en torno a 7. Esto quiere decir que el empresario medio de ASOLIF es la principal fuerza comercial de su empresa. esta realidad hace que su capacidad para participar en los canales de la Federación sea limitada. Esa participación se restringe a menudo a mantenerse más o menos informado, sin participar. Los empresarios de ASOLIF están en modo Read Only (o r,-,-,x) la mayor parte del tiempo en lo que a ASOLIF respecta.
Tras una fase de crecimiento, durante el segundo semestre de 2010 decidimos realizar un proceso de consolidación en el que, aumentar el número de Asociaciones dejó de ser prioritario, y comenzamos un proceso de consolidación a nivel de Federación. Este proceso no es uniforme en todas las Asociaciones, puesto que se encuentran en estadíos diferentes. La actividad de la Federación está aumentando y el número de empresas que participan en la Federación también. La cantidad de información así como los canales por los que ésta circula también aumenta de manera relevante.
Un grupo importante de las empresas de la Federación acotan su participación a la Asociación regional y un subgrupo de ellas no lo hace activamente. Conforme va pasando el tiempo, se produce una desconexión entre las empresas que no participan activamente en sus Asociaciones regionales y la Federación. Este es un problema que detectamos pronto y que todos acordamos que se resolvía tratando de aumentar la participación en el entorno regional.
Este proceso de crecimiento en la actividad de ASOLIF está generando un nuevo grupo de empresas que invierten una cantidad de recursos razonable en participar en sus respectivas Asociaciones regionales pero que no participan en la Federación Nacional. Así, las últimas semanas hemos abierto un debate en el seno de ASOLIF sobre las dificultades que estamos teniendo para que las empresas visualicen a la federación como un nido de oportunidades que justifique el esfuerzo que las Asociaciones realizan para pertenecer y dar vida a la estructura estatal.
Se trata de potenciar las acciones de comunicación interna orientada a facilitar que, las empresas interesadas en las estructuras regionales, quieran invertir tiempo y esfuerzo en conocer la actividad que se desarrolla desde la Federación. Y una vez que lo hagan, la barrera de entrada en la Federación sea baja co el fin de que puedan rentabilizar ese esfuerzo en el menor tiempo posible, bien de manera directa o indirecta. En el caso de que sea de manera indirecta el objetivo es que puedan evaluar con objetividad la rentabilidad o no de su inversión y propongan mejoras desde el conocimiento de lo que es posible realizar con los recursos disponibles.
Para muchas de las empresas de ASOLIF, la participación en esta Federación es su primera experiencia en el ámbito de la estructuración de un sector. Ocurre lo mismo con muchos responsables de Asociaciones y con quien suscribe este artículo en algunos ámbitos. Mi experiencia como fundador y miembro activo de ESLiC y alguna otra Asociación de carácter nacional, unida a mi experiencia en las comunidades LTSP y KDE, así como mi actividad como empresario no me aportaba todas las herramientas necesarias para el puesto. Menos aún si tenemos en cuenta que los objetivos planteados desde el inicio en ASOLIF no eran los habituales en estructuras intermedias. En este sentido, todos nos estamos enfrentando a problemas de comunicación nuevos y hemos necesitado diseñar y aplicar estrategias y acciones sobre las que no hay experiencia previa en entornos empresariales como ASOLIF. Así, en algunos ámbitos, como el de la comunicación, estamos cometiendo algunos errores y, también, algunos aciertos de gran impacto.
En el ámbito de la comunicación, como he escrito en alguna ocasión, contamos con la enorme ventaja de que buena parte de los empresarios de ASOLIF tienen un sólido pasado en el ámbito técnico, que les permite manejar herramientas avanzadas de comunicación con soltura. Esto unido a nuestra estructura muy horizontal, me permite afirmar que disponemos de canales sólidos que son bien utilizados en general por las empresas. Obviamente podemos mejorar en infinidad de aspectos, pero generar nuevos canales de comunicación no es un problema crítico en la actualidad.
Para las empresas que dedican un tiempo razonable para informarse y participar en la Federación, los canales y la eficacia de los mismos en la actualidad es, en mi opinión, razonablemente buena. Basta con analizar otras entidades intermedias del ámbito tecnológico para comprender que estamos a la vanguardia en este ámbito. Una vez conocidos los canales y la metodología general con la que estamos trabajando, la eficacia del tiempo invertido por las empresas es alta, y esto se refleja en el retorno que esas empresas están obteniendo del trabajo realizado desde ASOLIF.
Sin embargo, para aquellas empresas que dedican un tiempo muy limitado a mantenerse informados de la actividad de ASOLIF, o se incorporan a la Federación en los últimos tiempos, la eficacia de los canales no es tan alta. Algunas de estas empresas manifiestan últimamente cierta insatisfacción por sentirse superados por la información a la que deben atender. Esto es especialmente cierto en las empresas que se han ido incorporando los últimos meses a ASOLIF así como a las estructuras de decisión de las Asociaciones regionales. La dinámica de crecimiento exponencial que estamos experimentando no ayuda a mitigar esta insatisfacción.
Dicho de otro modo, comenzamos a detectar problemas derivados del crecimiento de nuestra actividad así como de la cantidad de canales internos disponibles. Además, resulta cada vez más complejo mantener un ratio de cantidad/calidad de la información que circula por esos canales alto y los recursos necesarios para gestionar adecuadamente esos canales también es mayor. Debemos enfrentarnos al problema de escalabilidad de los canales y procedimientos de comunicación, que condicionan en gran medida cuantitativa y cualitativamente la cantidad de interacciones en el seno de la Federación entre actores que no han participado activamente en los últimos tiempos.
A partir del diagnóstico realizado en base a los datos transmitidos de manera directa o indirecta a la estructura de ASOLIF puedo afirmar:
  • Está aumentando la actividad y el número de empresas involucradas en el día a día de la Federación. por tanto, aumenta la cantidad de información que generamos y la cantidad de canales.
  • Cada vez se requiere una cantidad mayor de recursos a invertir por parte de las empresas para mantenerse al día de la acción generada por las Asociaciones y la Federación.
  • Como consecuencia de lo anterior:
    • Aumenta el gap en el retorno que obtienen las empresas que tienen incorporada la Federación a su estrategia corporativa, y por tanto están familiarizadas con los procedimientos y canales de ASOLIF, frente a quienes no lo tienen incorporado.
    • Comienza a aparecer una corriente de opinión entre empresas que cuestiona la necesidad de pertenecer a ASOLIF en base al desconocimiento de su actividad a pesar de su participación más o menos activa en las Asociaciones regionales.

Es decir, comienza a visualizarse cierta polarización dentro de ASOLIF entre las empresas que participan activamente dentro de la Federación y quienes no lo hacen.
Me gustaría comentar que este artículo no tiene en cuenta al grupo de empresas que tampoco participa de la actividad de las Asociaciones regionales. El diagnóstico del problema y las soluciones aplicables a esas empresas no de naturaleza diferente.
¿Cómo reducimos el impacto del problema sin reducir la velocidad con la que avanzamos?
Para entender las acciones que estamos planteando para reducir el impacto de este problema, es necesario entender que existen dos visiones antagónicas de lo que es una Federación de Empresas. Estas dos visiones generan dentro de la Federación dos corrientes de opinión que desembocan en propuestas de soluciones diferentes a este problema.
Sin ánimo de profundizar en esas dos visiones, pues no es el objeto de este artículo, voy a describirlas brevemente.
  1. Existe la visión de que ASOLIF es una estructura que debe orientarse principalmente a dar servicio a las empresas para que éstas mejoren su resultados anuales: visión top – down
  2. Una segunda visión establece que las entidades intermedias son foros generadores de oportunidades para aquellas empresas que invierten esfuerzo en desarrollarlas: visión down – top

Las entidades intermedias maduras, generan acciones con ambas orientaciones, sin embargo, su actividad se centra en gran medida en una de ellas.
ASOLIF fue creada con una clara visión down – top, teniendo como espejo a las comunidades de desarrollo de software. Esta visión requiere un esfuerzo global mayor que la primera visión, sin embargo, buena parte de la responsabilidad de poner sobre la mesa esos recursos, descansa sobre las propias empresas, lo que permite construir sector con una estructura de menor tamaño y mayor flexibilidad. Dicho de otro modo, requiere que las empresas inviertan más tiempo/recursos a costa de que la estructura sea más barata.
Esta idea, novedosa dentro del sector TIC, y cuya filosofía casa bien con nuestros orígenes e idiosincrasia, es la que nos ha permitido iniciar este camino (crear sector) sin el respaldo del Estado, de los grandes fabricantes y con la oposición del stablishment del sector TIC.
Acciones
Una vez comprendida la visión general que justifica quiénes somos, pasemos a describir algunas de las acciones que estamos llevando a cabo y necesitamos realizar para mitigar el impacto del problema objeto de este post.
La primera acción a desarrollar es, sin duda, estructurar mejor la información que genera la Federación. No es un proceso simple y las consecuencias de las acciones que se desarrollan no son visibles de un modo claro en un corto espacio de tiempo.
El canal fundamental de comunicación de la Federación hasta ahora han sido las listas de correo. ASOLIF manifiesta algunos de los síntomas habituales de tener éste como el principal canal de comunicación. Inicialmente fue determinante para nuestra génesis y continuará siendo, durante mucho tiempo, nuestro principal medio de comunicación. Pero hace tiempo que hemos detectado que es necesario complementarlo con otros canales. Aquí se presenta el segundo gran reto.
Son muy pocas las personas que están dispuestas a utilizar un canal adicional a los que ya utilizan para atender la actividad de la Federación. Si lo que tratamos es de acercar a aquellas empresas que no dedican demasiado esfuerzo a mantenerse informados o están en proceso de sacar provecho a la acción de la Federación, crear nuevos canales a los ya utilizados por ellas no parece la mejor aproximación.
Esto nos lleva a preguntarnos
¿Qué canales se utilizan dentro de sus empresas que podamos explotar desde ASOLIF?
Las empresas de ASOLIF tienen amplia presencia en twitter y Linkedin. Existe una cantidad de información que circula por canales privados de la Federación que puede ser pública. Así, potenciar estos canales permitiría a muchas de las empresas mejorar la eficacia del tiempo que invierten en recibir y procesar la información procedente de ASOLIF.
Disponemos de un grupo ASOLIF en Linkedin y de una lista de usuarios denominada asolif dentro de la cuenta @asolif_empresas que debe potenciarse. Estamos en ello.
Otro de los canales habituales en cualquier empresa de ASOLIF es la mensajería instantánea. El nivel de explotación dentro de ASOLIF de este canal es muy bajo. Hay mucho por hacer. Ocurre que la puesta en marcha de acciones de impacto alto requieren unos recursos de los que no disponemos aún. Por otro lado, este canal es punto a punto, lo que tiene limitaciones a la hora de trasmitir información a gran escala. Como sistema de notificación, sin embargo, funciona razonablemente bien, además de poderse utilizar como canal de soporte y networking.
ASOLIF dispone de un canal de IRC (chat). Este canal, tan popular en el ámbito técnico de las comunidades de desarrollo y distribuciones GNU/Linux, no parece del gusto de los gestores de las empresas de ASOLIF. Muchos lo consideran anticuado y no hemos tenido éxito en su implantación. Es una pena porque se ha demostrado crítico en el ámbito del Software Libre y lo sigue siendo. Si lográramos que un grupo de empresas relevante participara en el canal de IRC de ASOLIF, los avances en el ámbito que nos ocupa serían de impacto.
La web de ASOLIF genera bastante polémica interna , en especial, entre las empresas que se dedican al negocio de portales y servicios web. Disponemos de la misma web desde hace tres años y hoy por hoy es obsoleta. Un portal de tecnología más actual ayudaría a mejorar nuestra proyección externa, aunque su impacto interno sería menor. Algunas Asociaciones regionales han realizado un gran esfuerzo en este sentido. No disponemos aún de datos de impacto de esa actualización. Lo que sí parece claro es que el esfuerzo que requiere actualizar el medio, debe ir acompañado de un esfuerzo mucho mayor para generar unos contenidos que permitan obtener un impacto que justifique la inversión que se realiza.
ASOLIF tiene todavía un amplio camino que recorrer en la generación de contenidos para aumentar el impacto de su web, de modo que se justifique la inversión que requiere un nuevo portal. Es algo que hay que hacer, obviamente, pero otras cuestiones se me antojan prioritarias frente a estas. Así lo he manifestado a la Junta Directiva y a las empresas de ASOLIF. Reconozco que es una opinión discutible.
El teléfono es otro canal fundamental. Durante el pasado año, experimentamos un crecimiento en el número de audioconferencias y empresas implicadas en ellas significativo. Desgraciadamente, sufrimos un bache debido a la baja del servicio y no hemos podido recuperar todavía aquella dinámica. Espero que a finales de este año podamos estar en los números de final del año pasado. Será una buena noticia. Bien es cierto que está aumentando el uso de Skype, canal que escapa al seguimiento por parte de la estructura de ASOLIF, por lo que es difícil evaluar su impacto interno dentro de la Federación.
Existen algunas acciones internas que estamos potenciando y que ayudarán, en mi opinión, de manera importante, a reducir la barrera de entrada y la corriente de opinión que cuestiona internamente ASOLIF significativamente.
Debemos insistir en las acciones de coordinación de las Asociaciones regionales y la Federación, tanto a nivel ejecutivo como en el seno de la Asamblea. Hemos experimentado una relajación en este sentido durante el final del pasado año y principio del presente. Somos conscientes de ello y estamos tratando de cambiar esa tendencia. Coordinar las estrategias de comunicación interna es esencial para que las medidas propuestas, así como otras que se pongan en marcha, sean eficaces.
Disponemos de un redmine interno y llevamos varios meses trabajando para que se incorporen a él el máximo número de empresas posible. Como ocurre en cualquier wiki, el aumento de información requiere un proceso de estructuración intenso y generación de procedimientos riguroso. Se han planteado varias opciones de cara a facilitar el seguimiento de la actividad de la Federación:
  1. Todos los proyectos y la actividad de la gerencia se resume en bitácoras con entradas diarias. El seguimiento de aquellos diarios de proyectos en los que se pretenda estar al día es interesante.
  2. La herramienta dispone de un sistema de monitoreo por página de wiki vía e-mail y de seguimiento global, por proyecto o por elemento vía RSS que no se explota debidamente.
  3. El sistema de publicación y notificación interno de noticias a través de esta herramienta facilita a quienes trabajamos en la estructura de ASOLIF la comunicación de información relevante con un periodo amplio de vigencia. Buena parte de la actividad que genera ASOLIF relevante de cara a las empresas tiene reflejo en este canal. Poco a poco vamos por tanto dejando la lista interna como foro de discusión y utilizando las noticias como foro de comunicación de oportunidades de negocio.
  4. En diferentes periodos a lo largo de los dos últimos años, la gerencia de ASOLIF ha venido resumiendo la actividad de la Federación a través de boletines informativos que se comunicaban a través de la lista interna general. Esa dinámica cambió y desde hace un tiempo se comunican a través de las sección de noticias del redmine. Desde hace unas semanas, se ha recuperado esta acción como prioritaria, lo que asegurará una continuidad que no tuvo en el pasado. Debe servir como punto de entrada para las empresas de reciente incorporación a la actividad de la Federación.
  5. Es necesario generar una puerta de entrada para todas aquellas empresas que pretendan iniciarse en el seguimiento de la información que genera la Federación. Esta acción está por realizar. Sería una especia de Primeros Pasos para mantenerse informado de la actividad de ASOLIF.

Ninguna de estas acciones puede sustituir, no obstante, las actividades presenciales. Así, existen dos acciones clave para mantenerse informado de las acciones que realiza la Federación:
  • Asambleas de las Asociaciones regionales
  • Encuentros ASOLIF semestrales

Las Asambleas regionales deben ser un punto clave en la estrategia de comunicación de la Federación. Dado que resulta difícil la presencia del gerente de ASOLIF en todas y cada una de las Asambleas regionales, estamos trabajando en la presencia virtual, bien a través de videoconferencia, como de web streamming. Nos encontramos en la fase inicial del uso de estos canales, por lo que aún no podemos evaluar su impacto. Las experiencias iniciales son muy positivas.
Por otro lado, la inclusión de un punto del orden del día en las diferentes Asambleas que tenga como protagonista a la Federación, sabiendo que un miembro de la Asamblea de la Federación está presente (el Presidente), así como el gerente de ámbito regional (quiénes dispongan de él), debe ser explotado con este fin.
La acción sin duda más eficaz hasta ahora ha sido la presencia de las empresas en los Encuentro ASOLIF. La relación directa con otras empresas, así como con los responsables de todas las Asociaciones regionales y de ASOLIF es el método más eficaz para salvar el gap que existe entre quienes sacan provecho de la Federación y quienes no sienten su impacto. Desde el punto de vista de comunicación interna, debemos potenciar la presencia de las empresas de nuestro sector en los Encuentros semestrales. Por otro lado, hemos decidido potenciar las acciones orientadas a dar a conocer la actividad de Asociaciones y Federación dentro de esos Encuentros. Hay un cambio de tendencia definido para este V Encuentro, que tendrá lugar el 12 de Mayo.
Todas las acciones clave de ASOLIF tienen su origen, su punto de inflexión o sufren una impulso determinante, durante estas reuniones de trabajo. A cada Encuentro acuden por primera vez alrededor de 10 – 15 empresas y se demuestra que tras su asistencia, se involucran más en la vida de la Federación, aumentando el retorno la inversión que realizan. Creo firmemente que es necesario potenciar desde las Asociaciones la presencia de sus empresas en estos Encuentros como elemento fundamental de esta estrategia de comunicación y coordinación.
Conclusiones
Este mes de abril hemos realizado y ejecutado propuestas de cara a mitigar un problema de falta de identificación de las un número relevante de empresas con ASOLIF, que tiene como fuente principal, a mi modo de ver, una estrategia de comunicación adaptada a un entorno distinto al que tenemos en la actualidad. El crecimiento en la dimensión y actividad de ASOLIF requiere cambios que deben involucrar a todos los niveles de la estructura de ASOLIF. Estamos en ello.
Conviene aclarar que todos estos esfuerzos serán inútiles si las empresas afectadas no asumen la visión de la Federación explicada arriba, adoptando una actitud proactiva, invirtiendo tiempo y recursos en aprovechar las oportunidades que aparecen en la Federación y, en una segunda etapa, participar en su propia génesis. La experiencia de las empresas que sí lo hacen demuestra que es factible obtener un retorno que justifique ampliamente esa inversión. En caso contrario (algunos ejemplos hay) ese esfuerzo les permitirá realizar propuestas factibles de mejora. No serán realizables desde la desinformación.
Creo que hemos demostrado gran capacidad de asumir las críticas y modificar comportamientos. Bien es cierto que esa capacidad se reduce a medida que crecemos, si no se realiza en tiempo y forma, siguiendo procedimientos preestablecidos. En esto también nos queda mucho camino por andar.
En general, soy optimista con el nivel de participación dentro de ASOLIF. Nuestra vida interna es saludable y se aprecian mejoras significativas a medida que pasa el tiempo. Mantener este ritmo será difícil, pero es necesario. Veremos pronto si este problema crece o reducimos su impacto. Hemos sido conscientes de su aparición y hemos tomado algunas medidas. Otras adicionales pueden ser tomadas.
Aprovecho también para solicitar a aquellas empresas que están involucradas en la actividad de la Federación, que colaboren con nosotros en dar a conocer nuestra actividad entre empresas de su entorno, de modo que nuestro trabajo se vea complementado aportando una perspectiva diferente a cada acción que desarrollamos desde la estructura del sector.

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