Visión crítica de los procesadores de texto frente a los wikis

Desde hace unos tres años vengo trabajando con wikis y LaTeX como herramientas básicas de generación de contenidos. Aunque sigo usando el procesador de textos en algunas ocasiones, e imparto cursos ofimática, soy cada vez más escéptico frente a la utilidad real de esa herramienta.

En España, y en otros países, está generalizada la idea de que la docencia del uso del procesador de textos es objetivo principal entre usuarios noveles, especialmente estudiantes y asistentes a cursos de alfabetización digital. Sin embargo, cada vez estoy más convencido de que el wiki es una herramienta más simple y productiva. Para justificar esta opinión, planteo en este primer arículo una serie de debilidades de los procesadores de texto de manera general. Estas debilidades son:

1.- Los procesadores de texto, en general, son herramientas con llevan asociado un coste económico alto.
Los procesadores de texto y paquetes ofimáticos son,por lo general, muy pesados. Se presenta pues un primer handicap que, a nivel social, acarrea una brecha digital importante según la disponibilidad de medios del centro, comunidad o pais. Para poder utilizar un procesador de textos actualizado es necesario disponer de una máquina relativamente nueva y potente.

2.- Su interfaz es poco intuitiva y compleja.
Lo primero que llama la atención a muchos usuarios es la complejidad de los menús y la cantidad ingente de opciones disponibles. Podemos concluir que se trata de una herramienta con una interfaz de usuario compleja. Tanto es así, que sólo transcurrido un periodo alto de uso, y conociendo los atajos de teclado, el procesador de textos se convierte en una herramienta medianamente eficiente. La curva de aprendizaje es alta.

3.- Incorporan demasiadas funcionalidades.
El 80% de los usuarios sólo utilizan el 20% de las funcionalidades. Desde un punto de vista de didáctico, esto representa una seria traba, tanto para el usuario no iniciado, como para el docente en un aula. En el mercado de los procesadores de texto no existen productos adaptados a las necesidades del mercado. En general están diseñados para usuarios expertos. No hay productos según perfiles de usuario.

4.- Carecen de ayudas útiles.
Dada la complejidad de la interfaz y la enorme cantidad de funcionalidades, se impone una ayuda útil. Veo en este punto un déficit generalizado en los procesadores de texto más populares.

5.- Los procesadores de texto van en dirección opuesta al desarrollo de dispositivos móviles.
La popularización de dispositivos móviles con baja capacidad de procesamiento y memoria, deja fuera a los paquetes ofimáticos en sectores en alza. El abaratamiento de los costes de conexión generan necesidades nuevas de intercambio inmediato de información que no responden a las funcionalidades ofertadas por los procesadores de texto.

6.- Centran gran parte de la atención en el formato y no en la estructura.
Los procesadores de texto orientan gran parte de sus funcionalidades básicas al formato y no a la estructura. Sin embargo, en la mayoría de los entornos, especialmente en la empresa, la estructura es un concepto tan importante como lo es el formato. Así, muchos procesadores carecen de interfaces simples para establecer, definir o estructurar un texto. Otros productos disponen de ellas, sin emargo, son complejas y poco intuitivas. Además, su uso no se promociona y, en los planes docentes, se contempla su aprendizaje como conocimiento “avanzado”. Los principiantes aprenden antes a usar unas tablas o exportar un formato que a estructurar un texto.

7.- Se “venden” como herramientas de composición de texto.
Uno de los atractivos iniciales que poseen los procesadores de texto es la posibilidad de insertar imágenes u objetos en los documentos. Cualquier persona que haga un uso intensivo de esta funcionalidad conoce las enormes limitaciones que el procesador posee en este apartado. A pesar de los avances experimentados por ellos, las herramientas de composición de documentos siguen siendo muy superiores en este aspecto. Se pretende hacer creer desde ciertos sectores que los procesadores de texto sirven para todo. Es una trampa en la que los usuarios caemos con frecuencia en nuestros comienzos.

8.- Poseen carencias para trabajar en entornos de red.
Los procesadores de texto son herramientas que fueron ideadas para entornos aislados. Hoy en día, quienes hacen uso del procesador de texto se encuentran en entornos de red. Sin embargo, el procesador de texto no ha sido capaz de adaptarse a este nuevo medio. En realidad, desde el punto de vista de la transferencia de información, el procesador de textos se ha convertido en una de los principales obstáculos.

9.- No poseen funcionalidades útilesorientadas al trabajo colaborativo.
Todos los intentos que he probado hasta la facha de sistemas de revisiones, control y comunicación de cambios, se cuentan por estrepitosos fracasos. Internet nos permite pasar del intercambio de información al paradigma del trabajo colaborativo. En este nuevo paradigma, el procesador de textos representa un problemas y no una solución.

10.- Para su aprendizaje es necesario conocer las bases de un sistema operativo.
Cualquier usuario novel no comprende la estructura de árbol y sistema de archivos de cualquier sistema operativo. No obstante, para abrir y almacenar documentos con un procesador de textos (en realidad, con cualquier aplicación “local”), es necesario disponer de este tipo de conocimientos. Así, para poder escribir un simple texto, se requiere un aprendizaje previo que, bajo mi punto de vista, resulta tan poco atractivo que, precísamente por eso, se imparte de modo supercial. No hay aprendizaje más inútil que el realizado “a medias”.

11.- La integración con otros programas ofimáticos está muy potenciada, no así con entornos web.
Desde un punto de vista estratégico, si estamos aportando conocimiento a la red y pretedemos que el procesador de textos sea en el futuro la herramienta fundamental de documentación de ese conocimiento, su interacción con los formatos y herramientas utilizados en el web debe establecerse como prioridad. A día de hoy, son insuficientes. Esto generará problemas en el futuro próximo. Estamos enseñando a generaciones enteras el uso de una herramienta compleja que no va a responder a las demandas sociales futuras.

12.- Las funcionalidades asociadas a tags o marcas útiles son complejas de añadir y estructurar.
Las funcionalidades relacionadas con la catalogación de citas, nombres propios, índices, imágenes y otros elementos incluidos en el texto son complejas. Resulta difícil la estructuración de un documento complejo que incluya estos elementos.

13.- El intercambio de información es dicícil ante la guerra de formatos existente.
La conversión de formatos entre diferentes procesadores de texto, y lo que es más grave, entre versiones diferentes del mismo procesador, es un problema sin resolver en muchos casos. La batalla comercial librada en los noventa en este producto ha tenido consecuencias nefastas en lo que a intercambio de información a través de formatos libres se refiere. El monocultivo nos ha creado la ilusión de que no existe problemas en con los formatos porque “todos usan la misma aplicación, por lo tanto, se trata de un estándar”. Sin la adopción de un estándar claro, el procesador de textos genera problemas de amplio calado a escala global.

14.- El posicionamiento del cursor a gusto del usuario en cualquier parte del documento es un problema sin resolver.
¿Por qué no es posible posicionar el cursor en cualquier punto de un documento?¿Por qué no puedo comenzar a escribir en mitad de una página?. No son pocas las ocasiones en que un simple programa de composición y edición de texto es más eficaz que el procesador.

15.- La información generada por procesadores de texto se convierte en inaccesible en muy poco tiempo.
El procesador de textos no incorpora herramientas de indexación. Resulta inútil como herramienta corporativa en este aspecto. Se deja al usuario la labor de catalogación a través de carpetas y rellenando un formulario adicional de información sobre el documento. Gran parte de la información generada los últimos años por los seres humanos en rpocesadores se encuentra almacenada, pero es inútil por resultar inaccesible. Su vida es corta. La mayoría de los usuarios, sin embargo, tienen una visión diametralmente opuesta.

16.- Las medidas de gestión de acceso a documentos en base a políticas de usuario es de escasa calidad en general.
Un “detalle” que no parece resolverse con el paso del tiempo es la confidencialidad y acceso a los archivos a través de contraseña. Esta funcionalidad es interesante en entornos corporativos y no ha sido explotado debidamente. Cada vez más, los entornos laborales se alejan de la idea de que cada trabajador tiene su mesa y su ordenador con su información. En los nuevos entornos laborales, las políticas de acceso a la información son básicas y, la información generada por procesadores de texto, difícilmente puede incorporarse de manera natural a esas políticas.

17.- La integración de los procesadores en el escritorio es baja.
Un detalle nada trivial desde el punto de vista técnico, pero fundamental a la hora de mejorar la usabilidad, es la escasa integración de los procesadores con el escritorio. Su escasa integración generalizada con programas de correo, de gestión de información personal, de mensajería instaltánea o programas de diseño gráfico aislan enormemente a los usuarios que los utilizan. A pesar del esfuerzo realizado por las empresas u organizaciones que desarrollan paquetes ofimáticos, los resultados obtenidos son insuficientes a día de hoy.

18.- Los avances y mejoras son lentos.
El código fuente de los procesadores de texto es muy coplejo, su estructura interna responde a una política comercial agresiva que no siempre ha ido acompañada de la calidad necesaria. La participación de programadores en el desarrollo de nuevas funcionalidades es dificil debido a una curva de aprendizaje alta. Así, estas aplicaciones avanzan lentamente respecto a otro tipo de herramientas, de desarrollo más rápido y dinámico. Su avance en los próximos años será superado por herramientas más simples pero eficientes.

19.- Son herramientas poco personalizables y, por tanto, poco atractivas.
A medida que aumente la adaptación de los seres humanos al equipo informático, la demanda de personalización de las aplicaciones será mayor. Desde este punto de vista, el procesador de textos será cada vez menos atractivo si no mejora este punto.

20.- El procesador de textos no gestiona de manera eficiente documentos de gran tamaño.
El procesador de textos constituye una herramienta de dudosa utilidad para la elaboración de textos largos, especialmente si van salpicados de numerosas imágenes y otros elementos. El enorme peso de la herramienta, así como de los archivos que genera hacen inviable en muchos casos el desarrollo de este tipo de trabajos.

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Algunas de estas debilidades responden a la misma causa. Otras, no son achacables directamente al procesador de texto en su totalidad. Existen otras debilidades menos evidentes pero igualmente importantes que no he incluido, bien porque no se me han ocurrido, o bien porque harían interminable este artículo.

En un segundo artículo, plantearé las fortalezas de los wikis. Despues de ambos, espero llegar a conclusiones más allá de las que soy consciente en este momento. Para ello, animo a que participen de mis ideas en cualquier sentido.

Fortalezas del wiki

A continuación se presentan algunas de las que, en mi opinión, son las principales fortalezas del wiki, tomando como referencia comparativa el procesador de texto:

Herramienta adaptada al trabajo colaborativo
El cambio de paradigma que representa pasar de trabajo en equipo, donde existe un reparto de tareas, a trabajo colaborativo, donde todos pueden participar de todas las tareas, sólo es posible con herramientas como el wiki. Los procesadores de texto no fueron diseñados para esta labor; los wikis sí. Usar un wiki es simple. Que los miembros de un equipo de trabajo adquieran cultura wiki (trabajo colaborativo) es más complicado. No obstante, los beneficios en la productividad son evidentes.

Abandono del concepto de documento (estático) por el de información viva (dinámica).
La información generada en un wiki se dice que es dinámica por dos factores determinantes:

* Es posible determinar cuándo fue elaborada, qué cambios han sido realizados y quién los ha hecho. Así, la información puede ser complementada o modificada de manera sencilla.

* la información se puede compartir de manera simple. Esto es así porque, en primer lugar, el wiki, al basarse en entornos web, su contenido puede ser consultado por diversos usuarios de manera simultánea (contenido público, no privado). Segundo, porque su edición y modificarlo es simple.

Permite realizar un control sobre las contribuciones de los redactores del documento.
Sería imposible trabajar de manera colaborativa sin disponer de una herramienta de revisión de contribuciones, que permita conocer quién ha modificado qué y cuándo. El control de proyectos se simplifica de esta manera. Otra gran funcionalidad es la posibilidad de establecer un comité editorial diferente en cada página de contenido. Dicho comité editorial tiene la posibilidad de aprobar (o no autorizar) modificaciones realizadas por usuarios o miembros del proyecto. Se permite así un reparto de responsabilidades dentro de cada proyecto adaptado al organigrama del equipo de trabajo o de la organización. La flexibilidad que permite el wiki en este apartado es alta, por lo que es posible cambiar esa estructura en cada nuevo proyecto o, incluso, en el desarrollo de un proyecto, sin que afecte al contenido elaborado o suponga una alta complejidad técnica. Más aún, permite una forma nueva de relación entre los integrantes de una organización o equipo de trabajo que representa una auténtica revolución en el entorno laboral, permitiendo realizar trabajos en equipos de estructura en red, frente a las tradicionales estructuras piramidales.

Permite una búsqueda inmediata de información, convirtiéndola en accesible (información viva).
De nada servirían las funcionalidades descritas en los puntos anteriores si la información no estviera indexada, de modo que fuera sencillo realizar búsquedas con éxito. Los wikis incorporan herramientas de búsqueda que permiten encontrar la información deseada sin demasiados problemas. Los motores han mejorado mucho últimamente. Cualquier cadena de texto puede ser encontrada con cierta facilidad. Además, el acceso a ella es inmediato (un sólo clic). En algunos productos se han incorporado herramientas que resaltan las cadenas de texto buscadas, así como funcionalidades adicionales que mejoran este apartado sensiblemente. Se trata de grandes avances frente a las búsquedas secuenciales y literales de los procesadores de texto.

Resulta sencillo estructurar un texto.
En los entornos laborales, la estructura de los documentos es tan importante o más que el formato. De hecho, la mayor parte de los escritos bien estructurados no necesitan grandes alardes visuales. Los wikis son herramientas que centran gran parte de su “energía” en la estructura, mientras que el formato está estandarizado, con pocas opciones para el usuario novel. Esta austeridad provoca inicialmente una reacción de rechazo entre los usuarios cuando se acercan por primera vez al wiki. Esta reacción inicial aumenta entre usuarios avanzados en procesadores de texto. Sin embargo, a medida que se familiarizan con el wiki, esa reacción desaparece..Además, como ocurre casi siempre, se dan por buenas esas carencias ante las grandes ventajas que ofrecen los wikis en otros muchos aspectos. Sobre todo, por su facilidad de uso.

No requiere disponer de conocimientos iniciales sobre la estructura de directorios del sistema operativo o formatos. Basta con saber utilizar un navegador.
Mientras que para el manejo de un procesador de texto es necesario disponer de conocimientos básicos sobre la estructura de directorios, los procedimientos de almacenamiento de datos y formatos de documentos, los wikis pueden ser utilizados por un usuario novel sin necesidad de disponer de tales conocimientos. Así, resulta más simple y eficaz en entornos docentes, especialmente para niños pequeños y personas mayores que asisten a cursos de alfabetización informática.

Incorporación de varios formatos y lenguajes
Los wikis permiten la generación de contenidos en diversos formatos o lenguajes simples, como texto estructurado o reestructrado, así como en lenguajes más profesionales (más complejos también) como el HTML, LaTeX o Docbook. Esta versatilidad permite al wiki adaptarse a divesos tipos de usuarios y situaciones. La interacción con otras herramientas y la vigencia de la información se ven favorecidas por este hecho.

Sustituye el concepto insertar por el concepto adjuntar, mucho más práctico en multitud de situaciones.
Los wikis permiten adjuntar archivos de diversos formatos a cada página, esto les otorga un valor añadido extraordinario. Una carta elaborada en un procesador de texto o una imagen puede pasar a a formar parte del contenido de un wiki de manera natural. No es necesario insertarla en el contenido si no lo deseas. Si bien, aunque con algunas restricciones, también puedes hacerlo si lo deseas. El hecho de poder añadir comentarios a los archivos adjuntos, de que quede constancia del usuario que los adjuntó, así como la fecha y hora en que lo hizo, permite clasificarlos de manera coherente.

Herramientas en constante evolución.
Frente a las escassa novedades que han ofrecido los procesadores de texto en los últimos años, la evolución de los wikis ha sido importante. La usabilidad ha mejorado sensiblemente, la posibilidad de incorporar imágenes, su indexación, el formateo de fórmulas matemáticas, la impresión de contenidos, etc., son algunos ejemplos claros. Los algoritmos de búsqueda son cada vez más eficientes. A pesar de esto, algunos de los elementos clave que hicieron del wiki una herramienta poderosa, como es su sintaxis sencilla, se mantienen. En líneas generales, los wikis mantienen buena parte de las virtudes iniciales, incorporando mejoras que redundan en su sencillez y potencia. Teniendo en cuenta que fue “inventado” recientemente, en el año 1995 (por Ward Cunningham haz click para ver su biografía), sorprende la cantidad de mejoras disponibles en diversos productos. Recomiendo la visita de esta web.

Existe una feroz pero sana competencia
Son varios los productos wikis que existen en el mercado. La competencia en estos productos es alta. No obstante, la compatibilidad entre ellos, sin ser total, no presenta muchos de los problemas que tradicionalmente han afectado a los procesadores de texto. Esto se refleja en el hecho de que, por ejemplo, una misma empresa pueda utilizar dos productos wiki diferente en función de alguna caracteritica concreta. En el Grupo CPD, donde trabajo, usamos al menos 4 de ellos:

* Zwiki. Ejercicios Resueltos (ER) usa Plone como herramienta corporativa y este es el wiki que incorpora.
* Twiki. Este fue el primero que usamos en ER. Además, la empresa Fotón, del Grupo CPD los usa desde hace años como herramienta corporativa desarrollando sobre él mejoras.
* Trac. Esta herramienta (que incluye un wiki) ha sido la elegida como base documental interna del proyecto mEDUXa, en el que participa el Grupo CPD. Además, Cónysis, otra de las empresas del Grupo, la utiliza como harremienta corporativa.
* Mediawiki. Lo usamos para el desarrollo de proyectos con empresas sin experiencia en wikis, puesto que, en mi opinión, es el más simple (mejor usabilidad) para usuarios noveles. Será la plataforma de documentación orientada a usuarios del proyecto mEDUXa.

El copia-pega o la “importación de contenidos” funciona razonablemente bien entre todos pues utilizamos la sintaxis del texto estructurado. Además, puedes referenciar contenidos entre ellos de manera simple, por lo que la información no debe ser trasladada o exportada por el hecho de usar uno u otro simultáneamente.

Permite un gestión de acceso de usuarios localizada, de manera que, en un entorno laboral, puede ser adaptado a su organigrama.
Una de las funcionalidades relevantes en entornos laborales es la posibilidad de establecer políticas de usuarios, de manera que las empresas puedan adpatar los programas a sus políticas de acceso a la información. Los wikis no están orientados en general a restringir accesos de manera selectiva (sí de manera general), si bien, algunos wikis sí que permiten establecer accesos restringidos a determinados contenidos. En este punto aún veremos mejorasdurante los próximos años a medida que se incorpore a los entornos laborales. No obstante, ya hay productos muy avanzados en este sentido.

Permite interactuar con otros wikis, webs o aplicaciones.
En ocasiones, es interesante que la información de dos o más wikis estén relacionadas. Algunos productos poseen soluciones interesantes para estos casos (Mediawiki). La inclusión de enlaces a webs o la suma de un wiki y un gestor de contenidos, donde podemos establecer enlacer a archivos o imágenes, las posibilidades de enlazar información a programas de asignación de tareas o la interacción con un cvs o un svn, son otros ejemplos de la versatilidad de esta herramienta, que potencia sus aplicaciones al entorno laboral. Casos como el Zwiki incorporado en Plone o el Trac, o las mejoras realizadas en el twiki para incorporar un gestor de tareas, son los ejemplos más cercanos al redactor de este artículo, pero existen otros igualmente interesantes. En futuro no muy lejano, se experimentarán mejoras relevantes en este apartado.

Puede combinarse con una base datos, permitiendo multiplicar su potencia en diversos aspectos, como pueden ser la capacidad y la potencia de búsqueda.
La combinación de un wiki con una base de datos permite escalarlo con el fin de satisfacer proyectos de gran envergadura. Por ejemplo, los avances realizados por el equipo de desarrollo de Mediawiki en lo que a escalabilidad y disponibilidad se referiere son impresionantes.

Curva de aprendizaje inicial es baja. Lo complejo es adquirir la “cultura wiki”
La curva de aprendizaje para la utilización de un wiki es, como dije antes, baja. Esto es especialmente cierto entre quienes saben utilizar un procesador de textos. Muchas empresas lo incorporan a su infraestructura interna animados por las ventajas que aporta. No obstante, se tarda un tiempo más largo en aprovechar toda la potencia de estas herramientas, debido a que los usuarios mantienen una mentalidad “procesador de textos” y no una visión “wiki”. Esto es especialmente patente en equipos de trabajo consolidados. Estos equipos están compuestos por miembros con tareas especializadas. La composición final de un trabajo suele ser la suma de las contribuciones de cada miembro del equipo. Es el trabajo tipo “compartimento estanco”. El trabajo colaborativo, en el que los miembros de un equipo contribuyen en las actividades de otros miembros, a pesar de que exista un responsable de cada área, resulta mucho más productivo. Los wikis no sólo constituyen una herramienta avanzada, representan el instrumento ideal para una cambio en los procedimientos que los equipos utilizan en su trabajo. Más aún, el wiki (la cultura wiki) es el instrumento inicial que está posibilitando un cambio en el paradigma social de la generación y transmisión del conocimiento. Wikipedia es el ejemplo más relevante.

Es una herramienta configurable con los conocimientos adecuados.
En general,un técnico de nivel medio, puede modificar el código de buena parte de los wikis con el fin de personalizarlo. El hecho de que exista un buen puñado de productos libres le otorga un valor añadido extraordinadio. Al no tratarse de una herramienta de complejidad alta, añadir módulos es factible. Las empresas pueden entonces realizar modificaciones que se adapten mejor a sus necesidades. Esto en los procesadores de texto es muy complejo y existen pocos colectivos o corporaciones que sepan y puedan hacerlo.

El teletrabajo está más cerca gracias al wiki.
Al mantener registro de las contribuciones de cada usuario, permite con control eficaz de la cantidad y calidad del trabajo de cada uno de ellos. Así, el wiki es una fantástica herramienta para la evaluación del trabajo individual de cada participante. De entre los avances que esto va a provocar en el entorno laboral, el más relevante es la posibilidad real de trabajar desde casa. El teletrabajo es factible si se combina el wiki con herramientas de comunicación y otra de gestión de contenidos.

Otro gran avance es la posibilidad de establecer equipos de trabajo separados geográficamente. Este hecho, fundamental en Canarias, está cambiando la organización y estructura de las empresas en diversas partes del mundo, condicionada por la necesidad de mantener juntos físicamente a sus equipos de trabajo productivos. Otra gran aportación del wiki al entorno empresarial se traduce en la posibilidad de que diversas empresas colaboren de una manera simple en proyectos comunes. Lo he experimentado en el seno del Grupo CPD y el wiki se ha revelado como una herramienta básica para nuestra relación laboral.

El desarrollo de los blog’s le debe mucho al wiki.
No son pocos quienes afirman que los blog son hijos naturales de los wikis. Mi conocimiento de las herramientas orientadas a blogs es aún limitado como para opinar en este sentido.

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Estoy seguro de que algunas ventajas descritas son discutibles o parciales. Además, hay otras que se ma han pasado o que ni siquiera llego a visualizar ahora, especialmente desde el punto de vista técnico. En cualquier caso, espero ir puliendo estas ventajas con el tiempo.

El wiki en el entorno empresarial: ventajas

Un grupo importante de las empresas canarias que conozco, pymes, no poseen una herramienta corporativa. Han centrado toda su inversión en equipamiento y en software “local”. UN grupo amplio han desarrollado una pseudo aplicación a partir de Access, Visual Basic o lenguajes similares.

Otro grupo posee una herramienta asociada directamente con la facturación, la gestión o el stock. Suelen ser aplicaciones tremendamente rígidas que en poco tiempo hacen notorias sus deficiencias, pero que continúan usándose.

Otro grupo de empresas se conforma con utilizar paquetes ofimáticos.

Aquellas empresas de mayor tamaño, o quienes saben bien de las ventajas de la inversión en software, poseen como herramientas corporativas soluciones más complejas como gestores de contenidos, groupwares, etc. A veces se utilizan arquitecturas cliente servidor y en otras ocasiones soluciones web.

El wiki es una herramienta poco popular aún en Canarias. Sin embargo, se trata de una solución que aporta tremendas ventajas a la empresa que lo implanta. No sólo solventa algunos de los problemas más importantes en la empresa, sino que genera beneficios no esperados. Comenzaremos describiendo algunos de esas soluciones. Posteriormente se describen algunos beneficios no esperados.

Permite la interacción de personas pertenecientes a áreas o departamentos diferentes
En empresas de cierta dimensión, los trabajadores de departamentos distintos interactúan en contadas cocasiones. Las empresas suelen estar corpatimentadas en función de la actividad que desarrollan. El wiki puede convertir en una herramienta integradora que genere sinergias en la propia empresa, además de fortalecer la idea de empresa.

Favorece la interacción entre empleados de diferentes ubicaciones
Otro gran problema, especialmente en empresas con diversas sedes (en Canarias sabemos mucho de eso), es el hecho de que los empleados de diversas sedes no interactúan entre ellos. Esta herramienta genera una comunicación horizontal que beneficia tremendamente la productividad en estos entornos distribuidos.

Permite un control de la actividad de la empresa simple
El control de contribuciones es una de las mayores aplicaciones de los wikis al entorno empresarial. En un sólo vistazo puede conocerse quién aporta qué contenidos. Desde el punto de vista del control de proyectos, es una funcionalidad importante. Además, permite ejercer ese control desde cualquier lugar, lo que favorece la movilidad de los directivos.

La interacción genera discusión. La discusión razonada genera ideas nuevas.
Una de las grandes ventajas de fomentar la interacción entre empleados por escrito es que se establecen discusiones argumentadas que todos los empleados pueden seguir. Estas discusiones razonadas pueden ser útiles a los directivos de las empresas puesto que, no sólo les permite pulsar la opinión de sus empleados, sino que les ayuda a generar nuevas ideas y corregir deficiencias. Además, toda discusión razonada genera conclusiones beneficiosas. La reflexión asociada a la comunicación escrita es en muchas ocasiones más beneficiosa que la pasión asociada a la comunicación verbal.

“Ablanda” la estructura jerárquica de la empresa.
Los wikis son herramientas horizontales. En no pocas ocasiones, las empresas están tan rígidamente jerarquizadas que esta estructura les perjudica. Los wikis ayudan a ablandar esos enlaces rígidos entre niveles, permitiendo una comunicación fluida entre los empleados sin restricciones de “workflow”.

Ayuda a la descentralización de los equipos de trabajo.
Está demostrado que la deslocalización es beneficiosa en multitud de entornos laborales, si bien, los costes son tan altos que en muchas ocasiones no resulta una opción rentable. Los wikis rebajan los costes de deslocalización permitiendo una comunicación como nunca antes ha podido realizarse. Así, en muchas actividades, la implantación de wikis como herramienta de trabajo puede permitir políticas de deslocalización válidas para las empresas.

Para muchos tipos de actividades, favorece el teletrabajo.
El teletrabajo es bueno para todos. Se ha demostrado que los empleados son más productivos en entornos “familiares”. El wiki constituye una herramienta clave en el desarrollo del teletrabajo. El desarrollo de software libre y su documentación asociada son ejemplos claros de esta realidad.

Permite la generación de información de manera colaborativa.
Denominamos entorno colaborativo a aquel en el que todos los miembros de un equipo interactúan en igualdad de condiciones a priori en el desarrollo de un fin común. Dichos entornos son, en muchas ocasiones, más productivos que otros en los que determinadas relacionas o interacciones tienen prioridad respecto de otras, o existen roles impuestos sin consenso que condicionan las interacciones entre los miembros del equipo. Este tipo de equipos son menos productivos en muchos casos que los primeros.

Puede asociar información en diversos formatos al wiki.
La flexibilidad de los wikis en lo que a formatos se refiere es amplia. Y se amplía con el paso del tiempo. Esto favorece la interacción entre individuos o equipos que utilizan herramientas diferentes, convirtiendo al wiki en el común a estos equipos. Actúa en muchos casos como pegamento entre las diferentes partes que conforman una empresas o proyecto a nivel de herramientas utilizadas.

Son más simples de usar que los gestores de contenidos o las web tradicionales.
Los gestores de contenidos y los groupqwares son herramientas ásperas, con usabilidad deficiente. Son pocos los productos sencillos y ágiles. Los wikis tienen estos dos conceptos como puntos fuertes. En no pocas ocasiones, la línea que separa el triunfo del fracaso en los que a implantación y uso de una herramienta software por parte de los trabajadores de una empresas se refiere, depende precísamente de esos dos factores.

Programados debidamente, permiten interactuar con aplicaciones de groupware o gestores de contenidos, lo que otorga una mayor potencia y versatilidad a la empresa.
Los wikis no son sustitutivos de los groupwares o los gestores de contenidos en entornos laborables tradicionales. Para que el wiki pueda sustituir a estas herramientas, debe producirse un profundo cambio en la cultura de sus empleados. Además, debe implantarse un producto que complemente al wiki con algunas funcionalidades que sí incorporan los gruoupwares y gestores. Ya hay productos en el mercado que tienen este objetivo. Pero, aunque no los sustituyan, sí los relegan a un segundo plano. Así, debido al descenso en la exigencia a estas herramientas, se amplía la oferta que cumple con las necesidades de la mayor parte de las empresas, puesto que son muchas las sokuciones que satisfacen las funcionalidades necesarias para complementar al wiki.

La versatilidad del wiki hace que se adapte a cualquier entorno, puesto que son sus usuarios quienes determinan sus reglas de funcionamiento.
No conozco ningún entorno laboral donde el wiki no tenga sentido. En todas las empresas se trabaja en equipo, luego en todas ellas puede introducirse el wiki. Allí donde exista un grupo de personas trabajando en equipo, el wiki puede florecer. El éxito de su uso es consecuencia, en gran medida, del hecho de que son los usuarios quienes, de manera en ocasiones espontánea, establecen buena parte de las reglas de funcionamiento. Estas normas suelen ser el resultado de diversas discusiones (a veces árduas) y fracasos reiterados. Sin embargo, los resultados son tan positivos, que la energía en la fase inicial se da por buena. Sí es necesaria una llama inicial y un primer orden impuesto por quienes constituyen el núcleo duro responsable de la implantación de un wiki. En la fase de gestación, es necesario que los directivos impliquen a miembros clave de la empresa en el proyecto. La imposición no sustituye en ningún caso a la motivación.

Cuanto mayor es el número de usuarios que lo utilizan en la empresa, mayor es el beneficio que ésta obtiene.
En un entorno colaborativo, la producción total es muy superior a la suma de las productividades de sus miembros. La productividad aumenta a medida que lo hace el número de usuarios, y por tanto de interacciones (que se traducen en contribuciones). Este aumento no es lineal. Posee un comportamiento más cercano al parabólico. Si el número de usuarios es alto, es necesario disponer de alguna persona cuya contribución sea “ordenar o estructurar” el wiki. Esta persona a menudo surge de manera espontánea.

Es un arma muy potente para interactuar con el cliente.
La interacción entre una empresa y sus clientes es determinante a la hora de tener éxito, de dar un servicio de calidad. Nada mejor para ello que disfrutar de una herramienta horizontal que permita establecer una relación de igual a igual entre el prestador y el receptor de un servicio.

Ventajas no esperadas:

Personal que se va. Su conocimiento y aportaciones permanecen de manera viva.
Si hay algo que preocupa a cualquier empresario, y que constituye una lacra para las pequeñas empresas, es la fuga de personal cualificado. El wiki mitiga los efectos de esta pérdida, puesto que se convierte en depósito de conocimiento acumulado de la empresa y sus empleados, de manera que, cuando alguien deja su puesto, su experiencia y aportación queda, en gran medida, recogida en el wiki. Esta ventaja también se manifiesta cuando el personal cambia de puesto o actividad dentro de la propia empresa. Asimismo, el wiki permite disponer de un archivo vivo de conocimiento en la empresa que ayuda de manera determinante a la adptación de nuevo personal. Las empresas que no disponen de una herramienta eficaz de archivo de conocimiento están condenadas a depender de la memoria de sus empleados para no repetir errores. El wiki es la herramienta más eficaz que conozco en este sentido.

Facilita la movilidad de los directivos pues pueden “controlar” la productividad de sus empleados.
Si bien lo nombré antes, quiero insistir en este hecho. El wiki es una herramienta que complementa otras orientadas al control de la actividad de la empresa. Si los empleados poseen una cultura wiki arraigada, un sólo vistazo diario a los cambios del wiki puede otorgar a un directivo más información sobre la actividad de su empresas que todos los informes y conversaciones telefónicas del mundo.

Fomenta la colaboración frente a la competitividad.
La competitividad dentro del entorno laboral puede resultar peligrosa en ocasiones. En los entornos colaborativos la competitividad y la colaboración son conceptos asociados. La visualización de problemas asociados a la competitividad interna son más fáciles de detectar en estructuras horizontales que verticales, puesto que todos los empleados están sometidos al control por parte de sus compañeros, y no sólo de un supervisor. Los entornos colaborativos favorecen la meritocracia como procedimiento de reconocimiento de méritos, frente a personalismos o designaciones por confianza asociados a los entornos jerárquicos tradicionales en la empresa. En muchas ocasiones este hecho enriquece la elección de personal para ocupar puestos de responsabilidad. El wiki representa un elemento clave en esta dinámica. Lógicamente en muchos entornos la jerarquización es deseable. Incluso en ellos, el wiki tiene sentido dentro de un mismo nivel jerárquico.

Favorece la interacción entre grupos interdisciplinares con metodología de trabajo diferente

Cada vez más, la empresa requiere de la interacción entre grupos interdisciplinares. Cada grupo suele estar formado por personas con perfil distinto. Además, los equipos consolidados poseen dinámicas de trabajo incompatibles con otro equipo. La flexibilidad del wiki propicia su adapción como herramienta de trabajo en estos casos.

Bien utilizado, ahorra tiempo en las reuniones.
Cualquier directivo o coordinador de un equipo de trabajo que se precie posee técnicas para aumentar al máximo la productividad de las reuniones y reducir su duración. Como el wiki es una herramienta de archivo de documentación viva, se muestra especialmente eficaz en estos casos, puesto que permite a los asistentes a cualquier reunión consultar en tiempo real la información, tanto antes, como durante la misma. Mi experiencia es altamente positiva en este sentido.

Ahorra costes de teléfono y desplazamientos.
Una consecuencia inesperada es el ahorro de costes asociados al teléfono y a desplazamientos. En empresas con cultura wiki arraigada y el complemento de herramientas de comunicación eficaces, las conversaciones telefónicas entre sus miembros se reducen tremendamente. Hay que tener en cuenta que el teléfono constituye un medio de comunicación poco productivo si es utilizado para transmisión de información (no para el intercambio inmediato de opiniones e ideas), tanto por el hecho de que no solemos ser directos y claros (nos desviamos con facilidad de los objetivos) como por el hecho de que se trata de un medio de comunicación síncrono, lo que casi siempre es poco productivo. Además no se mantiene registro de las conversaciones, por lo que es necesario prestar el 100% de la atención por parte de ambos comunicantes durante la charla (esta es una de las grandes ventajas de la telefonía IP, es simple y barato almacenar conversaciones y consultarlas posteriormente). El wiki permite una comunicación asíncrona de la que se guarda registro y que, al contrario de lo que ocurre con el e-mail, es fácil de consultar y modificar. Del mismo modo, los desplazamientos para reuniones personales disminuyen en empresas con cultura wiki.

Favorece la colaboración con profesionales y empresas externas
Son cada vez más las empresas que colaboran con profesionales o empresas de manera habitual. Es una consecuencia de la necesaria especialización de la empresa. Esta interacción suele ser costosa y poco eficiente. Además, debe tenerse en cuenta temas como la seguridad en el acceso a información y, sobre todo, la necesidad de que ese colaborador conozca las herramientas y procedimientos de la empresa. En muchos casos, estos dos últimos factores determina la elección del colaborador. Además, suele recurrirse a colaboradores del entorno geográfico de la empresa ante la no disponibilidad de herramientas eficaces de comunicación extrema vía internet. El wiki, dada su simplicidad y flexibilidad solventa muchos de estos problemas, lo que en el tiempo se traduce en un aumento de la colaboración entre empresas y profesionales.

Se genera conocimiento no productivo que puede serlo en un futuro.
En una empresa con arraigada cultura wiki es frecuente reflejar comentarios o vivencias personales sobre temas de toda índole en el wiki corporativo. Las vivencias personales u opiniones de los empleados sobre temas que no tienen nada que ver con la actividad de la propia empresa pueden resultar tremendamente útiles para otros empleados o para los directivos. ¿Nunca ha preguntado a un compañero, subordinado o jefe de su empresa si este o aquel restaurante es bueno?¿No es interesante la experiencia de sus compañeros a la hora de elegir destino de vacaciones?¿No quiere enterarse de lo que ocurrió en la última reunión de sus compañeros en el bar de la esquina? La madurez de una empresa, en lo que a cultura wiki se refiere, viene determinada por las contribuciones personales a la herramienta corporativa. Otro fenómeno importante es que el wiki facilita que los trabajadores aporten ideas u piniones que no son relevantes en ese momento pero que a medio plazo pueden serlo. En muchas ocasiones, los directivos tienen la sensación, con razón, de que no existe un vehículo de comunicación eficaz con sus empleados, que estos no aportan ideas a la empresa. Otras veces resulta que las buenas ideas se plantean en el foro o momento equivocado. El wiki puede hacer que una buena idea obtenga el eco necesario, también puede dar mayor volmen a ideas nefastas. En cualquier caso, mejora la comunicación entre trabajadores y responsables.

Fomenta el espíritu de grupo, la identificación con la empresa.
La interacción entre los miembros de una empresa genera un espíritu de equipo que aumenta la motivación y, por tanto, mejora la productividad. Los trabajadores o equipos aislados son menos productivos.

Con el paso del tiempo, el wiki se convierte en un activo de la empresa.
Con el paso del tiempo y su uso, el wiki adquiere un valor tangible para la empresa, puesto que recoge de forma accesible, no sólo el devenir y conocimiento de la empresa, sino las experiencias personales de sus miembros. Se convierte por tanto en un activo determinante.

Todas estas ventajas no convierten al wikis en la solución definitiva (aunque represnta una revolución, en mi opinión). Como comentaba en uno de los apartados, debe complementarse con otro conjunto de herramientas. En un próximo artículo realizaré una descripción breve de esas herramientas y cómo deben interactuar con el wiki para aumentar la productividad.