A continuación se presentan algunas de las que, en mi opinión, son las principales fortalezas del wiki, tomando como referencia comparativa el procesador de texto:
Herramienta adaptada al trabajo colaborativo
El cambio de paradigma que representa pasar de trabajo en equipo, donde existe un reparto de tareas, a trabajo colaborativo, donde todos pueden participar de todas las tareas, sólo es posible con herramientas como el wiki. Los procesadores de texto no fueron diseñados para esta labor; los wikis sí. Usar un wiki es simple. Que los miembros de un equipo de trabajo adquieran cultura wiki (trabajo colaborativo) es más complicado. No obstante, los beneficios en la productividad son evidentes.
Abandono del concepto de documento (estático) por el de información viva (dinámica).
La información generada en un wiki se dice que es dinámica por dos factores determinantes:
- Es posible determinar cuándo fue elaborada, qué cambios han sido realizados y quién los ha hecho. Así, la información puede ser complementada o modificada de manera sencilla.
- la información se puede compartir de manera simple. Esto es así porque, en primer lugar, el wiki, al basarse en entornos web, su contenido puede ser consultado por diversos usuarios de manera simultánea (contenido público, no privado). Segundo, porque su edición y modificarlo es simple.
Permite realizar un control sobre las contribuciones de los redactores del documento.
Sería imposible trabajar de manera colaborativa sin disponer de una herramienta de revisión de contribuciones, que permita conocer quién ha modificado qué y cuándo. El control de proyectos se simplifica de esta manera. Otra gran funcionalidad es la posibilidad de establecer un comité editorial diferente en cada página de contenido. Dicho comité editorial tiene la posibilidad de aprobar (o no autorizar) modificaciones realizadas por usuarios o miembros del proyecto. Se permite así un reparto de responsabilidades dentro de cada proyecto adaptado al organigrama del equipo de trabajo o de la organización. La flexibilidad que permite el wiki en este apartado es alta, por lo que es posible cambiar esa estructura en cada nuevo proyecto o, incluso, en el desarrollo de un proyecto, sin que afecte al contenido elaborado o suponga una alta complejidad técnica. Más aún, permite una forma nueva de relación entre los integrantes de una organización o equipo de trabajo que representa una auténtica revolución en el entorno laboral, permitiendo realizar trabajos en equipos de estructura en red, frente a las tradicionales estructuras piramidales.
Permite una búsqueda inmediata de información, convirtiéndola en accesible (información viva).
De nada servirían las funcionalidades descritas en los puntos anteriores si la información no estviera indexada, de modo que fuera sencillo realizar búsquedas con éxito. Los wikis incorporan herramientas de búsqueda que permiten encontrar la información deseada sin demasiados problemas. Los motores han mejorado mucho últimamente. Cualquier cadena de texto puede ser encontrada con cierta facilidad. Además, el acceso a ella es inmediato (un sólo clic). En algunos productos se han incorporado herramientas que resaltan las cadenas de texto buscadas, así como funcionalidades adicionales que mejoran este apartado sensiblemente. Se trata de grandes avances frente a las búsquedas secuenciales y literales de los procesadores de texto.
Resulta sencillo estructurar un texto.
En los entornos laborales, la estructura de los documentos es tan importante o más que el formato. De hecho, la mayor parte de los escritos bien estructurados no necesitan grandes alardes visuales. Los wikis son herramientas que centran gran parte de su “energía” en la estructura, mientras que el formato está estandarizado, con pocas opciones para el usuario novel. Esta austeridad provoca inicialmente una reacción de rechazo entre los usuarios cuando se acercan por primera vez al wiki. Esta reacción inicial aumenta entre usuarios avanzados en procesadores de texto. Sin embargo, a medida que se familiarizan con el wiki, esa reacción desaparece..Además, como ocurre casi siempre, se dan por buenas esas carencias ante las grandes ventajas que ofrecen los wikis en otros muchos aspectos. Sobre todo, por su facilidad de uso.
No requiere disponer de conocimientos iniciales sobre la estructura de directorios del sistema operativo o formatos. Basta con saber utilizar un navegador.
Mientras que para el manejo de un procesador de texto es necesario disponer de conocimientos básicos sobre la estructura de directorios, los procedimientos de almacenamiento de datos y formatos de documentos, los wikis pueden ser utilizados por un usuario novel sin necesidad de disponer de tales conocimientos. Así, resulta más simple y eficaz en entornos docentes, especialmente para niños pequeños y personas mayores que asisten a cursos de alfabetización informática.
Incorporación de varios formatos y lenguajes
Los wikis permiten la generación de contenidos en diversos formatos o lenguajes simples, como texto estructurado o reestructrado, así como en lenguajes más profesionales (más complejos también) como el HTML, LaTeX o Docbook. Esta versatilidad permite al wiki adaptarse a divesos tipos de usuarios y situaciones. La interacción con otras herramientas y la vigencia de la información se ven favorecidas por este hecho.
Sustituye el concepto insertar por el concepto adjuntar, mucho más práctico en multitud de situaciones.
Los wikis permiten adjuntar archivos de diversos formatos a cada página, esto les otorga un valor añadido extraordinario. Una carta elaborada en un procesador de texto o una imagen puede pasar a a formar parte del contenido de un wiki de manera natural. No es necesario insertarla en el contenido si no lo deseas. Si bien, aunque con algunas restricciones, también puedes hacerlo si lo deseas. El hecho de poder añadir comentarios a los archivos adjuntos, de que quede constancia del usuario que los adjuntó, así como la fecha y hora en que lo hizo, permite clasificarlos de manera coherente.
Herramientas en constante evolución
Frente a las escassa novedades que han ofrecido los procesadores de texto en los últimos años, la evolución de los wikis ha sido importante. La usabilidad ha mejorado sensiblemente, la posibilidad de incorporar imágenes, su indexación, el formateo de fórmulas matemáticas, la impresión de contenidos, etc., son algunos ejemplos claros. Los algoritmos de búsqueda son cada vez más eficientes. A pesar de esto, algunos de los elementos clave que hicieron del wiki una herramienta poderosa, como es su sintaxis sencilla, se mantienen. En líneas generales, los wikis mantienen buena parte de las virtudes iniciales, incorporando mejoras que redundan en su sencillez y potencia. Teniendo en cuenta que fue “inventado” recientemente, en el año 1995 (por Ward Cunningham haz click para ver su biografía), sorprende la cantidad de mejoras disponibles en diversos productos. Recomiendo la visita de esta web.
Existe una feroz pero sana competencia
Son varios los productos wikis que existen en el mercado. La competencia en estos productos es alta. No obstante, la compatibilidad entre ellos, sin ser total, no presenta muchos de los problemas que tradicionalmente han afectado a los procesadores de texto. Esto se refleja en el hecho de que, por ejemplo, una misma empresa pueda utilizar dos productos wiki diferente en función de alguna caracteritica concreta. En el Grupo CPD, donde trabajo, usamos al menos 4 de ellos:
- Zwiki. Ejercicios Resueltos (ER) usa Plone como herramienta corporativa y este es el wiki que incorpora.
- Twiki. Este fue el primero que usamos en ER. Además, la empresa Fotón, del Grupo CPD los usa desde hace años como herramienta corporativa desarrollando sobre él mejoras.
- Trac. Esta herramienta (que incluye un wiki) ha sido la elegida como base documental interna del proyecto mEDUXa, en el que participa el Grupo CPD. Además, Cónysis, otra de las empresas del Grupo, la utiliza como harremienta corporativa.
- Mediawiki. Lo usamos para el desarrollo de proyectos con empresas sin experiencia en wikis, puesto que, en mi opinión, es el más simple (mejor usabilidad) para usuarios noveles. Será la plataforma de documentación orientada a usuarios del proyecto mEDUXa.
El copia-pega o la “importación de contenidos” funciona razonablemente bien entre todos pues utilizamos la sintaxis del texto estructurado. Además, puedes referenciar contenidos entre ellos de manera simple, por lo que la información no debe ser trasladada o exportada por el hecho de usar uno u otro simultáneamente.
Permite un gestión de acceso de usuarios localizada, de manera que, en un entorno laboral, puede ser adaptado a su organigrama.
Una de las funcionalidades relevantes en entornos laborales es la posibilidad de establecer políticas de usuarios, de manera que las empresas puedan adpatar los programas a sus políticas de acceso a la información. Los wikis no están orientados en general a restringir accesos de manera selectiva (sí de manera general), si bien, algunos wikis sí que permiten establecer accesos restringidos a determinados contenidos. En este punto aún veremos mejorasdurante los próximos años a medida que se incorpore a los entornos laborales. No obstante, ya hay productos muy avanzados en este sentido.
Permite interactuar con otros wikis, webs o aplicaciones.
En ocasiones, es interesante que la información de dos o más wikis estén relacionadas. Algunos productos poseen soluciones interesantes para estos casos (Mediawiki). La inclusión de enlaces a webs o la suma de un wiki y un gestor de contenidos, donde podemos establecer enlacer a archivos o imágenes, las posibilidades de enlazar información a programas de asignación de tareas o la interacción con un cvs o un svn, son otros ejemplos de la versatilidad de esta herramienta, que potencia sus aplicaciones al entorno laboral. Casos como el Zwiki incorporado en Plone o el Trac, o las mejoras realizadas en el twiki para incorporar un gestor de tareas, son los ejemplos más cercanos al redactor de este artículo, pero existen otros igualmente interesantes. En futuro no muy lejano, se experimentarán mejoras relevantes en este apartado.
Puede combinarse con una base datos, permitiendo multiplicar su potencia en diversos aspectos, como pueden ser la capacidad y la potencia de búsqueda.
La combinación de un wiki con una base de datos permite escalarlo con el fin de satisfacer proyectos de gran envergadura. Por ejemplo, los avances realizados por el equipo de desarrollo de Mediawiki en lo que a escalabilidad y disponibilidad se referiere son impresionantes.
Curva de aprendizaje inicial es baja. Lo complejo es adquirir la “cultura wiki”
La curva de aprendizaje para la utilización de un wiki es, como dije antes, baja. Esto es especialmente cierto entre quienes saben utilizar un procesador de textos. Muchas empresas lo incorporan a su infraestructura interna animados por las ventajas que aporta. No obstante, se tarda un tiempo más largo en aprovechar toda la potencia de estas herramientas, debido a que los usuarios mantienen una mentalidad “procesador de textos” y no una visión “wiki”. Esto es especialmente patente en equipos de trabajo consolidados. Estos equipos están compuestos por miembros con tareas especializadas. La composición final de un trabajo suele ser la suma de las contribuciones de cada miembro del equipo. Es el trabajo tipo “compartimento estanco”. El trabajo colaborativo, en el que los miembros de un equipo contribuyen en las actividades de otros miembros, a pesar de que exista un responsable de cada área, resulta mucho más productivo. Los wikis no sólo constituyen una herramienta avanzada, representan el instrumento ideal para una cambio en los procedimientos que los equipos utilizan en su trabajo. Más aún, el wiki (la cultura wiki) es el instrumento inicial que está posibilitando un cambio en el paradigma social de la generación y transmisión del conocimiento. Wikipedia es el ejemplo más relevante.
Es una herramienta configurable con los conocimientos adecuados.
En general,un técnico de nivel medio, puede modificar el código de buena parte de los wikis con el fin de personalizarlo. El hecho de que exista un buen puñado de productos libres le otorga un valor añadido extraordinadio. Al no tratarse de una herramienta de complejidad alta, añadir módulos es factible. Las empresas pueden entonces realizar modificaciones que se adapten mejor a sus necesidades. Esto en los procesadores de texto es muy complejo y existen pocos colectivos o corporaciones que sepan y puedan hacerlo.
El teletrabajo está más cerca gracias al wiki
Al mantener registro de las contribuciones de cada usuario, permite con control eficaz de la cantidad y calidad del trabajo de cada uno de ellos. Así, el wiki es una fantástica herramienta para la evaluación del trabajo individual de cada participante. De entre los avances que esto va a provocar en el entorno laboral, el más relevante es la posibilidad real de trabajar desde casa. El teletrabajo es factible si se combina el wiki con herramientas de comunicación y otra de gestión de contenidos.
Otro gran avance es la posibilidad de establecer equipos de trabajo separados geográficamente. Este hecho, fundamental en Canarias, está cambiando la organización y estructura de las empresas en diversas partes del mundo, condicionada por la necesidad de mantener juntos físicamente a sus equipos de trabajo productivos. Otra gran aportación del wiki al entorno empresarial se traduce en la posibilidad de que diversas empresas colaboren de una manera simple en proyectos comunes. Lo he experimentado en el seno del Grupo CPD y el wiki se ha revelado como una herramienta básica para nuestra relación laboral.
El desarrollo de los blog’s le debe mucho al wiki.
No son pocos quienes afirman que los blog son hijos naturales de los wikis. Mi conocimiento de las herramientas orientadas a blogs es aún limitado como para opinar en este sentido.
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Estoy seguro de que algunas ventajas descritas son discutibles o parciales. Además, hay otras que se ma han pasado o que ni siquiera llego a visualizar ahora, especialmente desde el punto de vista técnico. En cualquier caso, espero ir puliendo estas ventajas con el tiempo.
toscalix 