Procesador de textos: reflexiones sobre su migración a herramientas libres

El concepto de procesador de texto para PC tuvo su apogeo en los 80. Desde aquella época hasta hace muy pocos años, no sufrieron grandes cambios desde el punto de vista conceptual. La llegada de internet y la presión que han ejercido entornos distribuidos, como las comunidades de desarrollo de Software Libre, evidenciaron que la colaboración de diferentes usuarios a la hora de generar un mismo contenido era una necesidad imperiosa.

La puesta en funcionamiento de Google Docs descubrió a muchos lo que venía siendo algo evidente entre aquellos entornos en los que el wiki tuvo un impacto grande. Existe un amplio mercado para los procesadores de texto que posibiliten de un modo simple que diferentes usuarios participen en la realización de un documento.

La aparición de etherpad ha sido un paso más en esa línea. Esta herramienta libre permite implantar una infraestructura corporativa propia con el fin de elaborar de manera colaborativa textos de formato simple.

El gigante de Redmond se ha metido de lleno en la pelea por comercializar este tipo de soluciones, aportando funcionalidades de orientación colaborativa a su ya clásico paquete ofimático. Tras la etiqueta “cloud“, se han lanzado de lleno a revolucionar el mercado.

Antes de dar el salto hacia este nuevo tipo de soluciones, es relevante realizar un análisis sobre los costes de las herramientas disponibles. El coste de cualquier herramienta tiene relación directa con el grado de aprovechamiento e impacto que tiene su uso en el entorno laboral.

Así, el impacto de nuestra inversión en estas herramientas será bajo si no acompañamos su implantación con formación. Añadir los costes de formación al de adquisición de producto es una tarea básica para cualquier análisis serio. Sabemos que, por regla general,  los costes de formación en herramientas privativas son superiores a los de herramientas libres.

Una vez conocida la herramienta, o antes, hay que estudiar el impacto que tiene su incorporación a los procedimientos de la empresa. Adaptarlos pronto a las nuevas posibilidades que se abren con el uso del nuevo procesador de textos permitirá aumentar su impacto, y por tanto, el retorno de nuestra inversión. Este coste debe ser también tenido en cuenta.

La integración de estas herramientas con otras que ya tenemos en nuestra empresa es un elemento fundamental que debe ser analizado con cuidado antes de implantar solución alguna. El que la herramienta use estándares abiertos y formatos libres es básico. Sería imperdonable repetir errores del pasado y someternos a un nuevo cerrojazo por parte del proveedor con la excusa de adquirir un producto altamente innovador.

Los costes derivados de la cautividad que sobre nosotros ejercen fabricantes de software privativo nunca figuran en el presupuesto del producto, pero existen y en ocasiones dejan en ínfimos al resto de conceptos de coste. El hecho de que no seamos conscientes de ello, porque nunca antes nos hayamos planteado una migración a otra herramienta, no quiere decir que no existan.

¿Qué porcentaje de la funcionalidad del tradicional paquete ofimático se usa en tu entorno laboral?

Esta pregunta debe ser tenida en cuenta a la hora de adquirir la nueva revolución en el área ofimática. Si el porcentaje de funcionalidad actual que usamos es bajo, lo normal es que, con el nuevo producto, no se incremente de manera relevante. El hecho de que el efecto colaborativo+cloud se venda como una enorme necesidad para el paquete ofimático del futuro dentro de la empresa, no debe descentrarnos del hecho de que, el 80% de nuestros usuarios solo usa el 20% de la funcionalidad de estos productos.

Existen en el mercado soluciones basadas en Software Libre que permiten la generación de manera colaborativa de contenidos que se adaptan a buena parte de las necesidades de las empresas, especialmente de las más pequeñas. Herramientas como los wikies y los pads, combinados con otras herramientas como los servidores de mensajería instantánea, la VoIP, los gestores de tareas etc. aportan un valor enorme, permiten escalonar la inversión y adaptarla bien al proceso productivo de la empresa, cuidando detalles relevantes como la integración con la infraestructura actual así como el almacenamiento y tratamiento de datos utilizando estándares abiertos y formatos libres.

Es interesante diferenciar entre la generación de contenidos y la presentación de los mismos. Las mejores herramientas para aportar formatos al texto son, y serán durante mucho tiempo, locales. Se ha avanzado mucho en la aplicación de formatos elegantes a contenidos través de aplicaciones web, no obstante, no obstante, aún queda mucho camino por recorrer.

Por tanto, diferenciando el proceso de generación de contenidos del proceso de formateo, desde el punto de vista de la migración a herramientas libres, se pueden definir estrategias tremendamente rentables con las soluciones libres actualmente disponibles.

Una de las causas de las enormes dificultades que generan los procesadores de texto desde el punto de vista de la migración, es su amplio espectro de funcionalidad. Hay un dicho popular dentro del mundo del Software Libre que dice que las buenas aplicaciones son aquellas que hacen una cosa bien frente a las que hacen muchas regular. El procesador de textos entra dentro de esta segunda categoría.

La migración de un procesador de textos privativo, sea alguno de los tradicionales o las nuevas versiones cloud, a herramientas libres, no posibilitarán un aumento relevante en la productividad si no se define con rigor qué tareas se realizan con ellos. Los wikies y los pads no disponen de gran parte de la funcionalidad que aporta MS Word, por ejemplo, pero tampoco lo pretenden. Están diseñados, sin embargo, para realizar una serie de tareas básicas muy bien.

Combinadas con un procesador de textos libre para aplicar formato a los contenidos, como AbiWord o Kword o los incorporados en los paquetes LibreOffice o Calligra, estas herramientas de generación colaborativa de contenidos pueden dar prestaciones similares o incluso mayores a las privativas. Todo está en función de las necesidades reales de la empresa y la capacitación de los usuarios, no de las expectativas que se puedan crear en torno a la propia herramienta o su funcionalidad. Por otro lado, tanto Calligra como Libre Office están avanzando rápidamente y en poco tiempo veremos como se habla mucho de ellos… y bien.

Por último, una empresa que se plantee migrar su procesador de textos, debe analizar los problemas que tiene para llevar adelante dicha migración debido a las particularidades de la herramienta que favorecen especialmente la transición hacia la nueva versión de la solución que le vende el canal del mismo fabricante. Estos problemas, lejos de mejorar, con las nuevas versiones, suelen ir a peor.

Estamos en una etapa clave. Nos dicen que abandonemos un camino, el paquete ofimático local, y abracemos una nueva panacea, el cloud. Comienza aquí un fase que, desde el punto de vista de la independencia tecnológica y del proveedor, es crítica.

Es el momento adecuado de plantearse seguir el camino que te marcan, o tomar otro que, en gran medida, puedes marcar tú. El procesador de texto es la herramienta TIC más extendida, junto con el cliente de correo electrónico y el navegador, en cualquier PyME. Igual que ocurrió con estas últimas en el pasado, nos encontramos ahora ante una oportunidad única de cambiar la tiranía que nos impone un mercado amañado, añadiendo competencia real que respete algunos derechos fundamentales de los que los la mayoría de los usuarios no pueden disfrutar ahora.

Visión crítica de los procesadores de texto frente a los wikis

Desde hace unos tres años vengo trabajando con wikis y LaTeX como herramientas básicas de generación de contenidos. Aunque sigo usando el procesador de textos en algunas ocasiones, e imparto cursos ofimática, soy cada vez más escéptico frente a la utilidad real de esa herramienta.

En España, y en otros países, está generalizada la idea de que la docencia del uso del procesador de textos es objetivo principal entre usuarios noveles, especialmente estudiantes y asistentes a cursos de alfabetización digital. Sin embargo, cada vez estoy más convencido de que el wiki es una herramienta más simple y productiva. Para justificar esta opinión, planteo en este primer arículo una serie de debilidades de los procesadores de texto de manera general. Estas debilidades son:

1.- Los procesadores de texto, en general, son herramientas con llevan asociado un coste económico alto.
Los procesadores de texto y paquetes ofimáticos son,por lo general, muy pesados. Se presenta pues un primer handicap que, a nivel social, acarrea una brecha digital importante según la disponibilidad de medios del centro, comunidad o pais. Para poder utilizar un procesador de textos actualizado es necesario disponer de una máquina relativamente nueva y potente.

2.- Su interfaz es poco intuitiva y compleja.
Lo primero que llama la atención a muchos usuarios es la complejidad de los menús y la cantidad ingente de opciones disponibles. Podemos concluir que se trata de una herramienta con una interfaz de usuario compleja. Tanto es así, que sólo transcurrido un periodo alto de uso, y conociendo los atajos de teclado, el procesador de textos se convierte en una herramienta medianamente eficiente. La curva de aprendizaje es alta.

3.- Incorporan demasiadas funcionalidades.
El 80% de los usuarios sólo utilizan el 20% de las funcionalidades. Desde un punto de vista de didáctico, esto representa una seria traba, tanto para el usuario no iniciado, como para el docente en un aula. En el mercado de los procesadores de texto no existen productos adaptados a las necesidades del mercado. En general están diseñados para usuarios expertos. No hay productos según perfiles de usuario.

4.- Carecen de ayudas útiles.
Dada la complejidad de la interfaz y la enorme cantidad de funcionalidades, se impone una ayuda útil. Veo en este punto un déficit generalizado en los procesadores de texto más populares.

5.- Los procesadores de texto van en dirección opuesta al desarrollo de dispositivos móviles.
La popularización de dispositivos móviles con baja capacidad de procesamiento y memoria, deja fuera a los paquetes ofimáticos en sectores en alza. El abaratamiento de los costes de conexión generan necesidades nuevas de intercambio inmediato de información que no responden a las funcionalidades ofertadas por los procesadores de texto.

6.- Centran gran parte de la atención en el formato y no en la estructura.
Los procesadores de texto orientan gran parte de sus funcionalidades básicas al formato y no a la estructura. Sin embargo, en la mayoría de los entornos, especialmente en la empresa, la estructura es un concepto tan importante como lo es el formato. Así, muchos procesadores carecen de interfaces simples para establecer, definir o estructurar un texto. Otros productos disponen de ellas, sin emargo, son complejas y poco intuitivas. Además, su uso no se promociona y, en los planes docentes, se contempla su aprendizaje como conocimiento “avanzado”. Los principiantes aprenden antes a usar unas tablas o exportar un formato que a estructurar un texto.

7.- Se “venden” como herramientas de composición de texto.
Uno de los atractivos iniciales que poseen los procesadores de texto es la posibilidad de insertar imágenes u objetos en los documentos. Cualquier persona que haga un uso intensivo de esta funcionalidad conoce las enormes limitaciones que el procesador posee en este apartado. A pesar de los avances experimentados por ellos, las herramientas de composición de documentos siguen siendo muy superiores en este aspecto. Se pretende hacer creer desde ciertos sectores que los procesadores de texto sirven para todo. Es una trampa en la que los usuarios caemos con frecuencia en nuestros comienzos.

8.- Poseen carencias para trabajar en entornos de red.
Los procesadores de texto son herramientas que fueron ideadas para entornos aislados. Hoy en día, quienes hacen uso del procesador de texto se encuentran en entornos de red. Sin embargo, el procesador de texto no ha sido capaz de adaptarse a este nuevo medio. En realidad, desde el punto de vista de la transferencia de información, el procesador de textos se ha convertido en una de los principales obstáculos.

9.- No poseen funcionalidades útilesorientadas al trabajo colaborativo.
Todos los intentos que he probado hasta la facha de sistemas de revisiones, control y comunicación de cambios, se cuentan por estrepitosos fracasos. Internet nos permite pasar del intercambio de información al paradigma del trabajo colaborativo. En este nuevo paradigma, el procesador de textos representa un problemas y no una solución.

10.- Para su aprendizaje es necesario conocer las bases de un sistema operativo.
Cualquier usuario novel no comprende la estructura de árbol y sistema de archivos de cualquier sistema operativo. No obstante, para abrir y almacenar documentos con un procesador de textos (en realidad, con cualquier aplicación “local”), es necesario disponer de este tipo de conocimientos. Así, para poder escribir un simple texto, se requiere un aprendizaje previo que, bajo mi punto de vista, resulta tan poco atractivo que, precísamente por eso, se imparte de modo supercial. No hay aprendizaje más inútil que el realizado “a medias”.

11.- La integración con otros programas ofimáticos está muy potenciada, no así con entornos web.
Desde un punto de vista estratégico, si estamos aportando conocimiento a la red y pretedemos que el procesador de textos sea en el futuro la herramienta fundamental de documentación de ese conocimiento, su interacción con los formatos y herramientas utilizados en el web debe establecerse como prioridad. A día de hoy, son insuficientes. Esto generará problemas en el futuro próximo. Estamos enseñando a generaciones enteras el uso de una herramienta compleja que no va a responder a las demandas sociales futuras.

12.- Las funcionalidades asociadas a tags o marcas útiles son complejas de añadir y estructurar.
Las funcionalidades relacionadas con la catalogación de citas, nombres propios, índices, imágenes y otros elementos incluidos en el texto son complejas. Resulta difícil la estructuración de un documento complejo que incluya estos elementos.

13.- El intercambio de información es dicícil ante la guerra de formatos existente.
La conversión de formatos entre diferentes procesadores de texto, y lo que es más grave, entre versiones diferentes del mismo procesador, es un problema sin resolver en muchos casos. La batalla comercial librada en los noventa en este producto ha tenido consecuencias nefastas en lo que a intercambio de información a través de formatos libres se refiere. El monocultivo nos ha creado la ilusión de que no existe problemas en con los formatos porque “todos usan la misma aplicación, por lo tanto, se trata de un estándar”. Sin la adopción de un estándar claro, el procesador de textos genera problemas de amplio calado a escala global.

14.- El posicionamiento del cursor a gusto del usuario en cualquier parte del documento es un problema sin resolver.
¿Por qué no es posible posicionar el cursor en cualquier punto de un documento?¿Por qué no puedo comenzar a escribir en mitad de una página?. No son pocas las ocasiones en que un simple programa de composición y edición de texto es más eficaz que el procesador.

15.- La información generada por procesadores de texto se convierte en inaccesible en muy poco tiempo.
El procesador de textos no incorpora herramientas de indexación. Resulta inútil como herramienta corporativa en este aspecto. Se deja al usuario la labor de catalogación a través de carpetas y rellenando un formulario adicional de información sobre el documento. Gran parte de la información generada los últimos años por los seres humanos en rpocesadores se encuentra almacenada, pero es inútil por resultar inaccesible. Su vida es corta. La mayoría de los usuarios, sin embargo, tienen una visión diametralmente opuesta.

16.- Las medidas de gestión de acceso a documentos en base a políticas de usuario es de escasa calidad en general.
Un “detalle” que no parece resolverse con el paso del tiempo es la confidencialidad y acceso a los archivos a través de contraseña. Esta funcionalidad es interesante en entornos corporativos y no ha sido explotado debidamente. Cada vez más, los entornos laborales se alejan de la idea de que cada trabajador tiene su mesa y su ordenador con su información. En los nuevos entornos laborales, las políticas de acceso a la información son básicas y, la información generada por procesadores de texto, difícilmente puede incorporarse de manera natural a esas políticas.

17.- La integración de los procesadores en el escritorio es baja.
Un detalle nada trivial desde el punto de vista técnico, pero fundamental a la hora de mejorar la usabilidad, es la escasa integración de los procesadores con el escritorio. Su escasa integración generalizada con programas de correo, de gestión de información personal, de mensajería instaltánea o programas de diseño gráfico aislan enormemente a los usuarios que los utilizan. A pesar del esfuerzo realizado por las empresas u organizaciones que desarrollan paquetes ofimáticos, los resultados obtenidos son insuficientes a día de hoy.

18.- Los avances y mejoras son lentos.
El código fuente de los procesadores de texto es muy coplejo, su estructura interna responde a una política comercial agresiva que no siempre ha ido acompañada de la calidad necesaria. La participación de programadores en el desarrollo de nuevas funcionalidades es dificil debido a una curva de aprendizaje alta. Así, estas aplicaciones avanzan lentamente respecto a otro tipo de herramientas, de desarrollo más rápido y dinámico. Su avance en los próximos años será superado por herramientas más simples pero eficientes.

19.- Son herramientas poco personalizables y, por tanto, poco atractivas.
A medida que aumente la adaptación de los seres humanos al equipo informático, la demanda de personalización de las aplicaciones será mayor. Desde este punto de vista, el procesador de textos será cada vez menos atractivo si no mejora este punto.

20.- El procesador de textos no gestiona de manera eficiente documentos de gran tamaño.
El procesador de textos constituye una herramienta de dudosa utilidad para la elaboración de textos largos, especialmente si van salpicados de numerosas imágenes y otros elementos. El enorme peso de la herramienta, así como de los archivos que genera hacen inviable en muchos casos el desarrollo de este tipo de trabajos.

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Algunas de estas debilidades responden a la misma causa. Otras, no son achacables directamente al procesador de texto en su totalidad. Existen otras debilidades menos evidentes pero igualmente importantes que no he incluido, bien porque no se me han ocurrido, o bien porque harían interminable este artículo.

En un segundo artículo, plantearé las fortalezas de los wikis. Despues de ambos, espero llegar a conclusiones más allá de las que soy consciente en este momento. Para ello, animo a que participen de mis ideas en cualquier sentido.