La puesta en funcionamiento de Google Docs descubrió a muchos lo que venía siendo algo evidente entre aquellos entornos en los que el wiki tuvo un impacto grande. Existe un amplio mercado para los procesadores de texto que posibiliten de un modo simple que diferentes usuarios participen en la realización de un documento.
La aparición de etherpad ha sido un paso más en esa línea. Esta herramienta libre permite implantar una infraestructura corporativa propia con el fin de elaborar de manera colaborativa textos de formato simple.
El gigante de Redmond se ha metido de lleno en la pelea por comercializar este tipo de soluciones, aportando funcionalidades de orientación colaborativa a su ya clásico paquete ofimático. Tras la etiqueta “cloud“, se han lanzado de lleno a revolucionar el mercado.
Antes de dar el salto hacia este nuevo tipo de soluciones, es relevante realizar un análisis sobre los costes de las herramientas disponibles. El coste de cualquier herramienta tiene relación directa con el grado de aprovechamiento e impacto que tiene su uso en el entorno laboral.
Así, el impacto de nuestra inversión en estas herramientas será bajo si no acompañamos su implantación con formación. Añadir los costes de formación al de adquisición de producto es una tarea básica para cualquier análisis serio. Sabemos que, por regla general, los costes de formación en herramientas privativas son superiores a los de herramientas libres.
Una vez conocida la herramienta, o antes, hay que estudiar el impacto que tiene su incorporación a los procedimientos de la empresa. Adaptarlos pronto a las nuevas posibilidades que se abren con el uso del nuevo procesador de textos permitirá aumentar su impacto, y por tanto, el retorno de nuestra inversión. Este coste debe ser también tenido en cuenta.
La integración de estas herramientas con otras que ya tenemos en nuestra empresa es un elemento fundamental que debe ser analizado con cuidado antes de implantar solución alguna. El que la herramienta use estándares abiertos y formatos libres es básico. Sería imperdonable repetir errores del pasado y someternos a un nuevo cerrojazo por parte del proveedor con la excusa de adquirir un producto altamente innovador.
Los costes derivados de la cautividad que sobre nosotros ejercen fabricantes de software privativo nunca figuran en el presupuesto del producto, pero existen y en ocasiones dejan en ínfimos al resto de conceptos de coste. El hecho de que no seamos conscientes de ello, porque nunca antes nos hayamos planteado una migración a otra herramienta, no quiere decir que no existan.
¿Qué porcentaje de la funcionalidad del tradicional paquete ofimático se usa en tu entorno laboral?
Esta pregunta debe ser tenida en cuenta a la hora de adquirir la nueva revolución en el área ofimática. Si el porcentaje de funcionalidad actual que usamos es bajo, lo normal es que, con el nuevo producto, no se incremente de manera relevante. El hecho de que el efecto colaborativo+cloud se venda como una enorme necesidad para el paquete ofimático del futuro dentro de la empresa, no debe descentrarnos del hecho de que, el 80% de nuestros usuarios solo usa el 20% de la funcionalidad de estos productos.
Existen en el mercado soluciones basadas en Software Libre que permiten la generación de manera colaborativa de contenidos que se adaptan a buena parte de las necesidades de las empresas, especialmente de las más pequeñas. Herramientas como los wikies y los pads, combinados con otras herramientas como los servidores de mensajería instantánea, la VoIP, los gestores de tareas etc. aportan un valor enorme, permiten escalonar la inversión y adaptarla bien al proceso productivo de la empresa, cuidando detalles relevantes como la integración con la infraestructura actual así como el almacenamiento y tratamiento de datos utilizando estándares abiertos y formatos libres.
Es interesante diferenciar entre la generación de contenidos y la presentación de los mismos. Las mejores herramientas para aportar formatos al texto son, y serán durante mucho tiempo, locales. Se ha avanzado mucho en la aplicación de formatos elegantes a contenidos través de aplicaciones web, no obstante, no obstante, aún queda mucho camino por recorrer.
Por tanto, diferenciando el proceso de generación de contenidos del proceso de formateo, desde el punto de vista de la migración a herramientas libres, se pueden definir estrategias tremendamente rentables con las soluciones libres actualmente disponibles.
Una de las causas de las enormes dificultades que generan los procesadores de texto desde el punto de vista de la migración, es su amplio espectro de funcionalidad. Hay un dicho popular dentro del mundo del Software Libre que dice que las buenas aplicaciones son aquellas que hacen una cosa bien frente a las que hacen muchas regular. El procesador de textos entra dentro de esta segunda categoría.
La migración de un procesador de textos privativo, sea alguno de los tradicionales o las nuevas versiones cloud, a herramientas libres, no posibilitarán un aumento relevante en la productividad si no se define con rigor qué tareas se realizan con ellos. Los wikies y los pads no disponen de gran parte de la funcionalidad que aporta MS Word, por ejemplo, pero tampoco lo pretenden. Están diseñados, sin embargo, para realizar una serie de tareas básicas muy bien.
Combinadas con un procesador de textos libre para aplicar formato a los contenidos, como AbiWord o Kword o los incorporados en los paquetes LibreOffice o Calligra, estas herramientas de generación colaborativa de contenidos pueden dar prestaciones similares o incluso mayores a las privativas. Todo está en función de las necesidades reales de la empresa y la capacitación de los usuarios, no de las expectativas que se puedan crear en torno a la propia herramienta o su funcionalidad. Por otro lado, tanto Calligra como Libre Office están avanzando rápidamente y en poco tiempo veremos como se habla mucho de ellos… y bien.
Por último, una empresa que se plantee migrar su procesador de textos, debe analizar los problemas que tiene para llevar adelante dicha migración debido a las particularidades de la herramienta que favorecen especialmente la transición hacia la nueva versión de la solución que le vende el canal del mismo fabricante. Estos problemas, lejos de mejorar, con las nuevas versiones, suelen ir a peor.
Estamos en una etapa clave. Nos dicen que abandonemos un camino, el paquete ofimático local, y abracemos una nueva panacea, el cloud. Comienza aquí un fase que, desde el punto de vista de la independencia tecnológica y del proveedor, es crítica.
Es el momento adecuado de plantearse seguir el camino que te marcan, o tomar otro que, en gran medida, puedes marcar tú. El procesador de texto es la herramienta TIC más extendida, junto con el cliente de correo electrónico y el navegador, en cualquier PyME. Igual que ocurrió con estas últimas en el pasado, nos encontramos ahora ante una oportunidad única de cambiar la tiranía que nos impone un mercado amañado, añadiendo competencia real que respete algunos derechos fundamentales de los que los la mayoría de los usuarios no pueden disfrutar ahora.
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