Software Libre: reducción de costes mediante el análisis preventa

En un sector en el que el negocio estaba basado en la exclusividad y la limitación al acceso de información, el comprador estaba completamente a merced del vendedor, del canal. La tiranía del proveedor comenzaba desde el minuto en que el comercial ponía el pie por primera vez en tu empresa, antes incluso. Él lo sabía todo y tú no sabías nada. Cualquier persona con cierta habilidad y experiencia sabe sacar provecho de esa situación. En general, el análisis preventa era realizado por la misma empresa que te realizaba la venta o, en casos donde la inversión era alta, por entidades “independientes”. En muchas ocasiones, esas entidades, para poder realizar consultorías de verdad sobre un producto o tecnología, tenía que ser parte del propio canal del fabricante, lo supiera el cliente o no.

¿Cómo iban a acceder a la información clave de otro modo?

No parece razonable abrazarse al vendedor por completo disponiendo de un departamento de informática en tu empresa. La estrategia en la adquisición de Software de cualquier empresa debería contemplar mecanismos por los cuales un potente análisis de preventa fuera requisito indispensable como paso previo a la selección de tecnología, producto, servicio y, en último extremo, de proveedor. Un buen análisis preventa ahorra costes en multitud de ámbitos en el ciclo de vida de un programa que se implanta en la empresa. En caso de no disponer de dicho departamento, no ser experto en el área que se pretende cubrir, o no disponer de tiempo para dicho análisis, poder acudir con confianza a entidades externas, que nos puedan realizar dicho análisis con total independencia, es una garantía de éxito. Si la inversión pretendida es alta, una combinación de ambas estrategias es, con seguridad, la mejor opción.

Esta estrategia de adquisición de Software tiene un impacto mayor en el apartado de costes si se apuesta por el Software Libre. Ese impacto se multiplica si la apuesta es por Software Libre liberado.

¿Por qué?

Tras la realización del correspondiente análisis de necesidades, si dispones de un departamento de informática, su personal podrá buscar en la red soluciones que se ajusten a las necesidades detectadas en multitud de casos. Utilizando los recursos más populares de búsqueda de soluciones (ver apartado 3.3. del artículo publicado en mi blog el pasado mes de junio, por ejemplo ) es probable que puedan encontrase distintas soluciones que, aparentemente, puedan cubrir buena parte o completamente, las necesidades detectadas.

Se puede solventar así un primer problema de difícil resolución si no se está muy encima de la oferta del mercado. Muchos alegan desde el mundo privativo que el exceso de oferta es un problema del Software Libre, que cuesta dinero al cliente. A mi me cuesta pensar que el aumento de oferta aumente costes si se analiza todo el ciclo de vida del Software. Es cierto que, si la oferta es baja, el proceso de toma de decisión es más simple y cuesta menos, pero a medio plazo aumenta los costes…seguro.

Uno de los puntos más relevantes a la hora de definir una estrategia de adquisición de Software en el que el análisis de preventa se realice internamente es que los indicadores habituales en los que se basaba este análisis deben complementarse con otros nuevos que son determinantes. No es posible analizar los productos libres utilizando únicamente la mismas variables con las que se analizaba el privativo. Deben introducirse nuevos indicadores y otros tradicionales pierden relevancia (no desaparecen).

Echo aquí de menos una apuesta firme de CENATIC para, junto al sector, realizar un estudio de definición y análisis de estos nuevos indicadores, con casos prácticos, y el impacto que sufren los indicadores tradicionales en el ciclo de vida del software, pero muy especialmente, en el proceso de adquisición. Este tipo de trabajos tendrían un impacto enorme en el mercado, si se apoyan en la experiencia del sector.

Para quienes no entiendan a qué me refiero, pueden ver el apartado 3.1 del artículo publicado en mi blog el pasado mes de junio 

Asumamos que el departamento de informática posee alguna persona que conoce en profundidad los modelos de desarrollo y comercialización de Software Libre, de modo que sabe identificar y analizar estos nuevos indicadores. Así, tras un análisis previo de los mismos, la selección de tecnologías y productos posibles que cubran las necesidades de la empresa se reducen en gran medida. Si no es así, acabas de identificar un problema a resolver de cara a cambiar tu estrategia a medio plazo, adaptándola a lo que dicta el mercado. El Software Libre está aquí para quedarse y puedes aprovecharlo, pero necesitas personas cualificadas en este ámbito.

Una vez identificados los candidatos (Software Libre) podrás descargar, instalar y analizar tecnologías y productos finales o bien, versiones básicas de los productos que finalmente vas a adquirir. Cuando hablo de versiones básicas, no me refiero a versiones limitadas, sino a productos sobre los que las empresas construyen personalizaciones y adaptaciones a cliente. Es decir, es posible o incluso probable en algunos casos que no dispongas del producto final, pero desde luego vas a disponer de algo cercano sobre el que poder basar tu análisis con absoluta confianza.

El proceso de pruebas técnicas de los productos identificados como “posibles soluciones” debe complementarse con otro tipo de análisis por parte de otros departamentos de la empresa. Por ejemplo, es importante que las personas encargadas de la formación del personal analicen los productos que han pasado la criba técnica con el fin de predecir los costes que, en este ámbito, deberá soportar la empresa para cada solución. También es posible realizar internamente tests previos de usabilidad, con el fin de analizar superficialmente el impacto en los usuarios de las opciones planteadas. Puedes evaluar la integración con otros servicios ya disponibles en la empresa…

En definitiva, hay multitud de “costes ocultos” que es posible predecir en mayor o menor medida como parte del análisis preventa si se opta por la adquisición de productos libres, más allá de los derivados directamente de indicadores técnicos.

Llamo la atención sobre el hecho de que las empresas tienen cierta tendencia a abrazarse a una única tecnología, lenguaje o marca. Las condiciones de mercado que imponía el software privativo convertía esta estrategia en la más inteligente….hasta el momento en que algún factor externo daba al traste con ella. Poner todos los huevos en la misma cesta es bueno para el proveedor y, a través de una política de costes de adquisición “ventajosa”, se lo hacía creer al cliente. El Software Libre permite flexibilizar esta política permitiendo a las empresas reducir los riesgos derivados de factores externos y estableciendo una política que, a medio plazo, le ahorre costes. Reducir riesgos no tiene por qué costar más dinero. Sí implica disponer de más control y eso requiere personal más cualificado. Ese personal más cualificado, si dispone de acceso a la información clave, tiene mayores posibilidades de tomar buenas decisiones, y eso siempre ahorra dinero.

Y si no lo hace, será por errores propios, no por decisiones ajenas.

Digo esto porque son muchos los departamentos de informática de empresas que tienen muy arraigada esta política “monomarca”, y proveedores también, incluso dentro del Software Libre. El análisis preventa puede estar tremendamente condicionado por esta circunstancia. El mismo destornillador no sirve para todos los clavos en todas las superficies.

Las pruebas técnicas a realizar son innumerables. Desde el análisis del propio código hasta pruebas de carga, pasando por la interoperabilidad con los sistemas ya consolidados en la empresa, la documentación asociada al propio código o la adición de funcionalidad en forma de módulos o desarrollo propio. Asimismo, es posible realizar análisis de nuevos indicadores, igualmente relevantes a la hora de determinar cual es la mejor opción. En definitiva, con la cualificación adecuada, es posible que la empresa pueda conocer una determinada tecnología o producto en detalle antes de iniciar el proceso de identificación de proveedor, análisis de su experiencia y estudio de oferta. Insisto en el hecho de que es muy recomendable acudir a expertos que complementen ese análisis desde la experiencia demostrable y la independencia.

Pero las ventajas del Software Libre en lo que a reducción de costes a lo largo del ciclo de vida del software se refiere gracias a un buen análisis de preventa, no acaba con el análisis de la solución y la tecnología sobre la que está hecha. Incluye también la identificación y análisis del proveedor.

En una relación personal, es necesario conocer las motivaciones de la otra persona, sus inquietudes y miedos, para poder entender sus reacciones, y actuar en consecuencia. Es un elemento clave para comprender la relación y convertirla en estable y duradera, esto es, en satisfactoria. En las relaciones profesionales pasa lo mismo. Es necesario entender las motivaciones, los riesgos, las fortalezas y las debilidades del proveedor para actuar en consecuencia, de modo que la relación sea estable … o no sea.

La transparencia es un elemento clave para la generación de confianza. Las relaciones de canal han estado tradicionalmente basadas en la confidencialidad de los términos de la relación. En el mundo del software, además, los principales beneficios del canal venía dados por el lock-down del cliente, generando la la venta continuada de servicios “de repetición” sobre un producto cuya venta dejaba un escaso margen al vendedor. La “fidelización” del cliente a través de un producto no surgía por casualidad. El fabricante diseña esa estrategia y el canal la ejecuta…y muy bien por cierto.

El análisis preventa puede y debe averiguar en gran medida cómo es la relación entre quienes fabrican el producto/tecnología, quienes la personalizan y quienes la comercializan. Esto permitirá a la empresa cliente conocer cómo es el modelo de negocio del proveedor, comprender la oferta que realiza éste, donde están los puntos fuertes de la misma y los puntos débiles, más allá del precio. Se podrán así analizar, comprender y, en último extremo adaptar, las condiciones que impone el proveedor, dentro de un marco asumible por ambas partes, en beneficio de una relación estable. Si la empresa asume una estrategia de toma de control en el ámbito TIC una inadecuada negociación con el proveedor puede dar al traste con la misma. Incluso en el caso de que se adquiera Software Libre. Ahora, con Software Libre existen proveedores, no sólo dispuestos a asumir esa estrategia del cliente, sino a promocionarla, de modo que puedan, además de convertirse en proveedores de sus tecnologías/productos/servicio, participar como elemento clave en su evolución tecnológica, transfiriendo conocimiento y experiencia en ambas direcciones de un modo imposible con anterioridad.

Este tipo de conocimiento de los modelos de negocio asociados a la tecnología/producto/servicio que una empresa quiere contratar, tras el pertinente análisis previo realizado, ayuda enormemente en la negociación y suele ser bienvenido entre los proveedores, contrariamente a lo que pueda parecer. Casi todos ellos han adaptados sus modelos de oferta a un mercado acostumbrado el Software Privativo, pero eso no significa que no se sientan cómodos con clientes que pretenden establecer relaciones comerciales basándose en otros modelos, más adaptados a sus propios mecanismos de producción de software y prestación de servicios derivados. Es más bien al contrario.

Finalmente llegamos al proceso de identificación de proveedor y negociación de la oferta. Un buen análisis preventa acerca la demanda a la oferta. Hasta ahora, a menudo ese análisis previo lo venía realzando el propio proveedor. ¿Alguien duda de que se repercute en el precio de ese análisis en el coste del producto/servicio? Pues se hace siempre que se puede, en el momento de la adquisición En ocasiones, para ser competitivos, se repercute en los costes de mantenimiento u otros. Cualquier proveedor desea que el posible cliente tenga un buen análisis de preventa realizado, sepa lo que compra, por qué lo compra y, sobre todo, sepa con cierta exactitud lo que quiere. Ahorra tiempo, esfuerzo, costes….y genera confianza. No conozco ninguna empresa que no quiera trabajar con empresas de ese estilo. El desconocimiento y la ingeniería no se llevan bien.

El análisis de preventa es un valor de mucha importancia en la selección previa del proveedor porque ahorra tiempo y esfuerzo a ambas partes. Asimismo, permite una mejor identificación de los proveedores expertos y consecuentemente, ayudará a elegir entre las diferentes opciones que se plantean con mayor precisión. Todo esto tiene repercusión en el coste de manera inmediata o a medio plazo. en cualquier caso, reduce los riesgos y, en caso de conflicto, se dispone de una información muy valiosa de cara a la necesaria toma de decisiones.

En el Software Libre existen fórmulas para identificar proveedores más allá de las que determina el canal. Estas fórmulas no son perfectas ni generalizables a todos los casos, pero son eficaces. Sabemos que los canales tradicionales en el mundo del Software privativo vienen tan determinados por los volúmenes de venta como por la excelencia. Estos factores pueden estar relacionados…o no. Conocer estrategias y técnicas orientadas a identificar proveedores de productos/tecnologías que hemos analizado y queremos adquirir es un elemento básico para optar al mejor producto/servicio. Si no sabemos o queremos hacerlo, podemos apoyarnos en entidades intermedias como ASOLIF o en consultores externos.

Una vez identificados los posibles proveedores, se inicia la fase de negociación de ofertas. Quizás el factor que más influye en este apartado, además de conocer con cierta exactitud lo que el cliente quiere/necesita, es la flexibilidad. Dado que las condiciones de canal en el caso de proveedores de Software Libre son más flexibles o nulas, el resultado de la negociación tiene más posibilidades de adaptarse a los requerimientos de ambas partes. Ya no sólo puedes negociar el precio. Ahora la negociación puede abrirse a otros muchos apartados.

Una vez más, desde el mundo privativo, se ataca al sector del Software Libre acusándole de su falta de paquetización de la oferta, lo que limita sus posibilidades de venta a gran escala. Siempre me ha hecho gracia este argumento. La flexibilidad nunca es negativa, ni para el proveedor ni para el cliente, como punto de partida. Te permite elegir. Hasta ahora, las empresas de Software Libre en España han crecido atendiendo una demanda insatisfecha, debido en cierta medida, a la rigidez del mercado del software impuesta por el modelo privativo basado en canal “con escaso valor tecnológico”. Pero eso no quiere decir que sector de fabricantes de Software Libre no sea capaz de adaptarse a modelos de oferta rígida (paquetización de la oferta) para venta a gran escala, incluso internacional. De hecho, comienzan a aparecer ejemplos en España que confirman esta idea.

Una de las enromes ventajas que aporta el Software Libre al cliente es la posibilidad de realizar un estudio de preventa detallado encaminado a tomar decisiones de manera interna en materia TIC, acordes con una estrategia de adquisición de mayor control y flexibilización de costes.

Apoyar esa estrategia con la adquisición de Software Libre, realizando un análisis previo, es decir, un análisis de identificación de requerimientos, identificación de posibles soluciones, realización de pruebas técnicas y funcionales de las tecnologías/productos candidatas, identificación de costes ocultos, identificación de proveedores y adaptación del proceso de negociación previo a la compra, tiene un impacto enorme en la inversión realizada por la empresa en un software a lo largo de todo su ciclo de vida. Ese impacto debe ser compatible con aquella estrategia en materia TIC, si así lo desea el propio cliente. Y si quiere delegar parte o la totalidad de esas decisiones, el Software Libre le permite acudir a terceros que puedan realizar ese análisis de modo independiente al canal.

Muchos departamentos de informática han vivido siempre bajo la política de la delegación en el proveedor de multitud de decisiones que afectaban de manera crítica a su empresa. Consciente de lo vulnerable de su situación, el responsable de la compra recurría a menudo a la selección de “proveedores fiables” que formaban parte de un canal basado en ventas, fundamentalmente. Ese modelo era rígido y derivaba con frecuencia en costes poco sostenibles en el tiempo. Como hablamos de software, hecho por personas, esta política no garantiza tampoco inmunidad a errores y, dependiendo del volumen de la inversión del cliente, no favorecía una atención personalizada de garantías.

El Software Libre abre la puerta a modelos diferentes. Uno de los elementos clave para implantar esos nuevos modelos es la inclusión dentro de nuevas estrategias de análisis de preventa, como paso previo e ineludible a la recomendable toma de control de las decisiones críticas en el ámbito TIC por parte de las empresas.