The Remote Journey: references to start

Introduction

I started my professional career in an archipelago and I have been involved in Open Source for years so managing remote software related teams, departments and even organizations has been the default for me. I have been also working as consultant in a remote-friendly environment and now I am working at MBition remotely. I believe I am familiar with many aspect of the The Remote Journey, which is a topic I am interested on beyond my work, since it is tightly related to the way of life I want to live.

Remote work is a fairly mature topic at individual (software development), team and department level. It is maturing at company level too which means that there are already resources in internet that will cover most of the basic questions and topics that most of the companies struggling today with moving from colocated directly to remote-only environments might have.

This forced shift will have a major impact in every aspect of the company, in you as professional and in the way you understand your work, which is why I strongly recommend that you make yourself and your colleagues aware of the challenge and embrace it, which means to me at least two things:

  • Be ready to challenge most of what you currently know about how you work, how your colleagues work.
  • Be open to learn. Read and talk about what you and your colleagues are going through assuming that no, you do not have the situation under control. You will need to learn again what under control means.

The good news is that this worldwide crisis will change the way we all see remote work, hopefully for the better.

The Remote Journey

The journey from being co-located to a remote-only environment has different stages. There is no agreement on how to name them but in general, I will define them in the following way:

  • Co-located: teams/departments are located in the same physical location (office).
  • Distributed: teams/departments are located in different physical locations (office).
  • Remote-friendly: the workforce of the organization can work at a different location than the office part of the time. A mature remote-firnedly environment has a minority but significant part of the workforce working remotely and coming to the office frequently. Usually these workers are related with sales, support, business development… When it comes to product development or services, those remoters are senior professionals with wide experience in remote working so they can overcome the technical, process and cultural gaps they face on daily basis due to living in a colocated culture.
  • Remote-first: most of the workforce works remotely. The office is usually reduced to specific areas of the company like labs, administration, HR, junior developers… Mature remote-first environments usually have their workforce distributed across different time-zones/countries.
  • Remote-only: there is no office or when there is, working from it is voluntary. Employees are supposed to work from home/coworkings, including supporting services and departments like admin, HR, etc.

You can read a little about these definitions here:

There is one undeniable fact though, remote-only organizations not just exists, they are successful. In my opinion, it is up to each organization how they want to transit through this journey and which stage is their target. Obviously the current crisis has left many companies with no choice but to jump most stages and go directly to becoming a remote-only organization for a while, but still they can learn from other people journeys. There are plenty of additional articles about the different stages and how routines, processes, methodologies, performance, evaluations, etc. are affected at every level (individual, team, dept. and organization). They should be easier to find now that you know some of the nomenclature.

Team ceremonies need to adapt

It is my belief that in general, habits change mindsets instead of the other way around. When walking through The Remote Journey together with teams and organizations, I put emphasis in the ceremonies as a way to drive the needed change at every level: personal, team, department and organization. If you successfully adapt the ceremonies, your are in a great position to modify people’s habits.

Personal ceremonies are that, personal. I will not get into them. There is plenty of literature in internet about how to face remote work, the advantages, the challenges and how to approach them. I have my own routines. They are not static although some of them have been with me for some time now. Some have been affected due to the confinement state we are in right now in Spain so I am adapting them to evaluate how they work. My advice in this regard is that you read about other people routines, identify yours, track them and experiment to find the right combination. Again, assume they will evolve over time.

I have written in the past several articles about team ceremonies. These articles have helped me to explain certain basic topics. You will need to find the routines that work for you and your colleagues though, in the same way that it happens at individual level. The articles were written thinking mostly about team leads at any level but hopefully there is plenty of useful stuff for team members too:

  • Working in distributed / remote environments 0: presentation.  Motivations, introductions and some definitions. The article includes the link to the rest of the series.
  • Working in distributed / remote environments 1: daily short meetings. Tips and recommendations about adapting the team daily meeting that is so popular on colocated environments.
  • Working in distributed / remote environments 2: the calendar tool. Comments about the increase of relevance for any team that the calendar has in remote environments together with some tips on how to use it.
  • Working in distributed / remote environments 3: weekly meetings (I) and (II). Teams meetings are an essential ceremony to drive change, detect issues early, solve conflicts. They are essential in remote environments. These two articles provide an overview of how relevant they are, why and how to adapt them to the remote nature of the team.
  • Working in distributed / remote environments 4: one on ones (1:1s). in co-located environments, 1:1s are not perceived as a priority by many. Only when the organization grows beyond certain point, this ceremony gets the attention that in my opinion it deserves. In remote environments you cannot wait to get “big enough”. The nature of the work environment force you to establish proactive measures to align, define expectation based on company, department, team and individual goals and evaluate, together with the workforce, progress. The articles provide tips to adapt 1:1s to a remote environment.

You will see that in the articles I use the term distributed and remote environments (DRE) to avoid referring to the different stages of the journey. This is for simplicity. Ceremonies might slightly change depending on the stage the organization is at.

Companies

It is always good to have references, right?

Remote-first and specially remote-only companies need to pay an extraordinary amount of attention to company culture. They usually provide plenty of resources to their employees about this topic. These organizations start hiring experienced remoters at first but as they grow, they realize they need to educate their workforce in remote working, which requires the development of contents. These two links might be a good starting point to find the right companies, what are they doing and why:

  • FlexJobs is an online job board specialised in remote work. They publish the main list of companies walking through their Remote Journey regularly.
  • If you are focusing in tech companies culture, you probably will prefer this article.

Reports about remote work

There are three interesting reports I recommend to read if you like the remote work topic:

I have used them in the past to open conversations about this topic with managers and HR departments, for instance.

Books

I have to admit that I haven’t found yet THE book about the topic, and I have been searching for years. This is the one I recommend:

  • Remote. Office Not Required. It is from 2013 but still (sadly) the best. It is based on the experience of 37signals (now Basecamp). Their authors have accumulated an extensive experience in remote organization since then.

If you are not into buying books (what?), this is an online free book written by Zapier, a popular company in this field.

Social media

  • Twitter: follow the hashtags #remotework #workfromhome . Besides plenty of advertisements from coworkings, you will find useful resources once in a while as well as blog posts.
  • Other social media references: those of you interested in digital nomads or digital travelers, can follow #digitalnomad hashtag on Twitter. I joined some time ago the Digital Nomads Telegram channel.

Events

There are really good ones out there to learn about this topic:

  • The Remote Work Summit: a remote event with many interesting talks and material. You can get free passes to some content and online talks.
  • Nomad City: this event takes place in Gran Canaria, Spain (in English). It is a great one to meet digital nomads, digital travelers and remote workers as well as remote organizations leaders.
  • CoworkingEurope: it is not directly related with remote work but with flexible working spaces, but you can find useful references to companies and processes to follow from there. I have worked in coworking spaces at different locations around Europe. They are a great source of remote work knowledge.
  • I have been the last couple of years trying to join the Nomad Cruise. Let’s see if this year…

Summary

In my experience, going from colocated to remote-only environments changes way more things that you can expect at first. Keeping high levels of efficiency, alignment and workforce satisfaction requires time and effort. Do not underestimate them. The good news is that although not at the speed this crisis is forcing many to do, plenty of people and tech organizations have experienced such transition. Some have published lots of contents about their experiences moving through The Remote Journey or living and growing at a specific stage. Look for those content in internet. Hopefully they are easier to find after reading this article.

A single man experience is very limited though. You probably have experience too. Please share it as well as links to further content.

¿Por qué España no es una potencia en software?

¿Por qué España no es una potencia en la industria de software?

Una explicación se encuentra perfectamente reflejada en este artículo: Management is not a promotion.

De vez en cuándo me realizan esa pregunta o algunas similares. Mi respuesta a menudo es:

¿Cuántos ingenieros de software de 50 años conoces en España que sigan echando código? ¿Y cuántos de ellos trabajan más allá de multinacionales y la Universidad?

Durante los años en los que participé activamente en el nacimiento y consolidación del tejido empresarial relacionado con el Software Libre en España insistía, junto a algunos de mis compañeros de viaje, en la idea de la promoción de la carrera profesional de ingeniero de software dentro de las empresas como vehículo de cambio.

Creo que las empresas de Software Libre tienen la oportunidad de ser pioneras, no sólo en el área de la tecnología o de los modelos de negocio, sino tambíen en este apartado. Creo firmemente que no es posible adquirir la cultura colectiva necesaria para convertirnos en productores de software si no reconocemos:

  • Que la excelencia requiere pasión y años de experiencia. La excelencia debe reconocerse tanto como la productividad.
  • Que si no estableces una camino para que los ingenieros promocionen dentro de tu empresa como lo que son, ingenieros, la mayoría de ellos se pasarán a la gestión o se irán a empresas (más grandes), donde puedan seguir haciendo lo que más les gusta. En ambos casos todos perdemos.

Novedades de KDE para entornos empresariales: evento en CIBALL

El próximo miércoles 21 de Marzo de 2012, en la sede de CIBALL en Madrid, KDE España organiza el evento Novedades de KDE para entornos empresariales. 

A partir de las 12 horas y hasta las 14:00, podrás conocer las novedades que ofrece la comunidad de desarrollo de Software Libre KDE a empresas y profesionales del sector TIC, diseño gráfico, movilidad, gestión etc., desde diferentes puntos de vista.
El se compone de tres presentaciones de 30 minutos cada una, con los siguientes contenidos:
  1. Novedades técnicas de KDE. Se presentarán las principales novedades técnicas en relación a KDE, relevantes para entornos empresariales, tanto para empresas desarrolladoras de software como prestadoras de servicios y consumidores TIC.
  2. KDE como solución multiplataforma para diferentes dispositivos: desde media centres a móviles. KDE dispone de soluciones para entornos de escritorio, netbooks, tabletas y teléfonos móviles. Se están desarrollando soluciones para media centres. Durante la charla se describirán las principales novedades para cada tipo de dispositivo, además de los planes futuros. Asimismo, se presentarán las novedades disponibles para plataformas como Windows o MacOS, entre otras.
  3. KDE como ecosistema de empresas: más que una comunidad de desarrolladores de software. KDE ofrece garantías legales, así como un ecosistema de profesionales y empresas, sobre los que cualquier empresa puede apoyarse a la hora de utilizar las tecnologías libres desarrolladas por este proyecto de comunidad. Se describirán los aspectos más relevantes que dan soporte a ese ecosistema.

A la finalización de cada una de ellas se abrirá un turno de preguntas. Podrás seguirlas a través de twitter/identi.ca con el hastag #kdeciball
Ponentes

Rafael Fernández López: desarrollador informático experto en C++/Qt, miembro del equipo de investigación ILSA de Informática de la Universidad Complutense de Madrid. Desarrollador KDE es socio fundador de KDE España y miembro de la fundación KDE e.V.

Agustín Benito Bethencourt: Ldo. en Física Aplicada por la ULL, tiene experiencia como emprendedor, socio fundador de ESLIC (Asociación de Empresas de Software Libre de Canarias) y miembro de su Junta Directiva durante seis años, además de gerente de ASOLIF (Federación Nacional de Empresas de Software Libre). Es socio fundador de KDE España y miembro de la Fundación KDE eV.
Entidades involucradas
  • KDE España es la entidad que representa al proyecto KDE en nuestro país, aglutinando a los desarrolladores y colaboradores de KDE españoles.
  • KDE es la comunidad de internacional que contribuye al desarrollo de la Plataforma de Desarrollo, los Entornos de Trabajo y las Aplicaciones KDE, utilizadas por millones de usuarios, Administraciones públicas y empresas de todo el mundo a lo largo de sus 15 años de historia. La Fundación KDE e.V. da soporte al proyecto a nivel internacional.

 Nuestro agradecimiento a CIBALL por confiar en nosotros.

El correo electrónico en entornos empresariales: no existe la herramienta para todo

El correo electrónico se ha convertido en la principal herramenta de comunicación de muchas empresas, por encima incluso del teléfono. Se usa para todo, desde la transmisión de memorandums y tareas, hasta conversaciones en tiempo “cuasi real”, pasando por el envío de archivos, notificaciones automáticas, discusiones, etc.
Una de las primeras cosas que aprendí cuando me incié en el mundo del Software Libre es que, para poder trabajar en entornos distribuidos, formados por muchas personas en diferentes usos horarios, que se organizan en grupos con responsabilidades y actividades diferentes, con dispnibilidad limitada y que manejan gran cantidad de información, es que el correo electrónico es un medio de comunicación tremendamente eficaz sólo en algunos supuestos, en el caso de que receptor y emisor lo usen adecuadamente.
Basta que uno de ellos no lo haga, para que el correo se convierta en una herramiena que requiere para su aprovechamiento de la inversión de un tiempo precioso en su gestión. Si además se utiliza en fines para los que no fue diseñado, el problema se agudiza. La irrupción del correo en los móviles ha acentuado su uso perverso en multitud de casos, especialmente entre los directivos y personas que se ecuentran en contacto con clientes. Su accesibilidad desde ese dispositivo hace que se use para todo.
El correo electrónico, en cierto modo, ha venido a sustiruir al teléfono, al fax, a los memorandums, al correo radicional, a las reuniones informativas, a los registros de entrada/salida, los “aparte” de los empleados para contarse chismes y otros canales/procedimientos típicos en las empresas hace unos años. Y claro, cuando el volumen de información es alto y se utiliza para todo, el correo electrónico muestra con crudeza sus carencias, o mejor dicho, la mala praxis que le acompaña habitualmente.
Y así, aparecen iniciativas como ésta del CEO de ATOS, ex ministro francés, que propone dejar de usar el correo electrónico porque afecta de manera determinante a la productividad de la empresa.
Asume que sus empleados no pueden aprender a usar la herramienta adecuadamente y la suprime. Acabará sacando una estadística que muestra el crecimiento en productividad derivado de su decisión, así como el ahorro de costes debido a la reducción de spam y virus. Se mostrará al mundo como un pionero que desarrolla un nuevo estilo de gestión, más propio del siglo XXIII que de este mundo.
La respuesta a la escasa productividad del correo electrónico se encuenta en implantar y educar en el usp de herramientas complementarias al correo, diseñadas para actividades específicas para las que el correo no fue diseñado inicialmente. Por ejemplo:
  • Blogs internos para memorandums, donde se establezcan medidas para registrar que han sido consultados.
  • Blogs públicos para comunicarse con clientes.
  • Wikis para la generación de contenidos que luego son notificados automáticamente. Insisto en la tremenda fortaleza de esta heramienta en entornos empresariales. Eso sí, requiere invertir tiempo en su gestión.
  • DMS para la publicación interna o externa de documentos que son notificados a los interesados.
  • Mensajería instantánea como herramienta de comunicación síncrona y de notificación.
  • Listas de distribución de correo como herramientas de discusión y comunicación informal a gran escala.
  • Foros como herramientas de publicación de preguntas/respuesta comunes o relacionadas con procedimientos.
  • Pads como herramientas de brainstorming, generación y notificación de actas de reuniones.
  • Gestores de incidencias como herramientas para la generación, proceso y notificación de incidencias. 
  • Redes sociales para…….
  • Hay otras herramientas muy útiles en función de los usos y costumbres que se le de al correo dentro de la empresa (requiere de un análisis).
Con los virus se acaba usando escritorios y servidores GNU/Linux. El spam por correo electrónico es imposible de eliminar, como ocurre con el spam televisivo, el de la radio o el que te llega a través del buzón. Eso sí, puede mantenerse bajo control con medidas técnicas y, sober todo, con la generación de hábitos saludables por parte de todos y cada uno de los empleados.
En definitiva, no demonicemos al correo electrónico. Usémoslo correctamente. Si en tu empresa es una herramienta importante y tus empleados lo usan intensamente, ¿por qué no te planteas un curso para enseñarles a usarlo?¿Acaso nacieron aprendidos o es que el uso de esta herramienta se enseña en la Universidad o los bares? La llave inglesa o el alicate son muy útiles, pero no son las adecuadas en todos los casos. Pues con esta herramienta sucede lo mismo.

KDE como solución para entornos empresariales

El pasado 10 de Noviembre participé como ponente en la Libre Software World Conference 2011, celebrada en Zaragoza y organizada por ASOLIF, CESLA y el Ayuntamiento de la ciudad. La ponencia llevaba por título KDE como solución para entornos empresariales. Aprovecho para agradecer a los organizadores la deferencia que han tenido conmigo y con KDE España en darnos la posibilidad de presentarnos en la sala principal del evento.
El objetivo era aportar desde KDE España una visión diferente de lo que hacemos. Nuestro proyecto y nuestro software ofrecen innumerables ventajas a empresas, tanto proveedoras de servicios y productos TIC, como a empresas consumidoras.
KDE España está centrada en promover KDE y, casi siempre lo habíamos hecho entre desarrolladores y entornos educativos. Participando en eventos como este, de marcado carácter comercial, pretendemos ampliar nuestra zona de influencia, dándonos a conocer en otros entornos. Ya lo hicimos en la pasada edición de este evento, hemos repetido en esta y pretendemos ampliar nuestra cobertura a otros.
No dudes en descargarte las transparencias (están en inglés) dado que incorporan multitud de enlaces a información adicional. También te recomiendo la visualización del vídeo de la charla.